Der Auftrag beinhaltete zudem die Erstellung einer Website, das Einladungsmanagement und die Hotelbuchungen. Darüber hinaus arrangierte Conference & Touring eine Abendveranstaltung mit Fado-Klängen am Vorabend des Finales und City-Touren durch Lissabon. Am Tag des Spiels wartete auf die Gäste eine speziell gebrandete Sponsorenlounge für die Ticketausgabe.
Bereits im September 2013 war das Team von Conference & Touring für dieses Projekt das erste Mal vor Ort in Lissabon gewesen. Bei dieser Gelegenheit wurden die ausgewählten Hotels vorgestellt sowie die Dinner-Locations und Sightseeing-Programme präsentiert. Ab November startete dann die Programmierung des Gästemanagement e-tools und der Website. Auch erste Designentwürfe der Hostessenuniformen wurden vorgelegt. Die Umsetzung der verschiedenen Branding-Vorgaben – für die Website, die Hostessenuniformen, Hospitality-Counter und Roll-Ups – erfolgte ab Januar 2014.
Beim zweiten Site-Visit im März fand schließlich ein UEFA-Meeting inklusive Stadionbegehung statt. Neben dem Casting der Hostessen wurden hier die finalen Entscheidungen bezüglich der Hospitality und der Standorte für die Counter getroffen. Ab dem 18. Mai war das fünfköpfige Team von Conference & Touring in Lissabon zugegen, begrüßte am 23. Mai die Teilnehmer und übernahm die Durchführung der Abendveranstaltung in einem altem Palacio mit Garten. Gereicht wurde hier die typisch portugiesische Cataplana und Fingerfood – untermalt von den Klängen einer Fado-Performance. Am Samstag ging es morgens zunächst auf eine Stadtrundfahrt. Die Ticketausgabe erfolgte um 13 Uhr, und ab 16 Uhr begannen die Transfers ins Stadion zum Champions League Finale zwischen Real und Atlético Madrid.
Trotz erschwerter Bedingungen, die sich unter anderem durch unzureichende Hotelkapazitäten in der Stadt ergaben, freute sich das Team von Conference & Touring anschließend über einen begeisterten Kunden.
Bildunterschrift: UEFA Champions League Finale in Lissabon (Foto: Conference & Touring)