Eventplanung 2.0: Mit generativer KI zu mehr Effizienz und Kreativität
von Berry Medendorp
Willkommen zum ersten Montags-Impuls. Ihr neuer Blog für alles rund um Eventmanagement, präsentiert von eventmanager.de. Ich freue mich darauf, mit Ihnen allen auf diese Reise zu gehen, auf der wir alles entdecken, was man über die Welt des Eventmanagements wissen muss.
KI-generiertes Bild
Wie ich in meinem letzten Blogbeitrag geschrieben habe, werde ich über alles schreiben, was mich beschäftigt, über Dinge, über die ich gerne mehr wissen würde und über Themen, von denen ich glaube, dass sie für uns alle interessant sind. Wenn es jedoch ein bestimmtes Thema gibt, bei dem ich Ihrer Meinung nach tiefer in die Materie einsteigen oder dem ich mehr Zeit widmen soll, lassen Sie es mich bitte wissen. Sie erreichen mich über meine E-Mail-Adresse berry[at]eventmanager.de.
An diesem Montag möchte ich mit einem Thema beginnen, dem keiner von uns aus dem Weg gehen kann. Wir alle sprechen darüber, aber die meisten sind sich noch nicht ganz sicher, wie sie es in ihren beruflichen Alltag integrieren oder so davon profitieren können, dass der Zeitaufwand den Nutzen aufwiegt. Ja, ich spreche natürlich von KI, künstlicher, bzw. generativer künstlicher Intelligenz, beginnend bei „intelligenten“ Chatbots bis hin zu komplexen generativen Tools, die unsere Branche grundlegend verändern werden.
Wie Sie sich vorstellen können, ist dies kein Thema für nur einen Blogbeitrag. Ab nächstem Monat wird es weitere Artikel zu diesem Thema geben. Wir arbeiten dafür auch mit Experten aus der Eventbranche zusammen. Beispielsweise mit Nicole Deisenhofer, Director Strategy & Innovations bei Proske. Sie wird in den kommenden Wochen Einblicke und Perspektiven mit uns teilen. Heute möchte ich mich zunächst auf die transformative Kraft der generativen KI konzentrieren und darauf, wie sie sich auf die Eventplanung und das Eventmarketing auswirkt.
Die transformative Kraft generativer KI in der Eventplanung und im Marketing
Wie uns allen in den letzten 9 bis 12 Monaten klar geworden ist, ist künstliche Intelligenz kein futuristisches Konzept mehr. Sie ist gekommen, um zu bleiben und revolutioniert komplette Branchen. Zu den umwälzenden KI-Fortschritten gehört die generative KI, die die Welt im Sturm erobert hat. Und ich würde sagen, das ist wahrscheinlich sogar noch untertrieben! Tools wie ChatGPT, Midjourney, DALL-E oder Sora – um nur einige zu nennen – haben das immense Potenzial der KI gezeigt, Inhalte zu erstellen, die Effizienz zu steigern sowie die gesamte Eventplanung und das Marketingerlebnis zu optimieren. Für Eventplaner und Vermarkter kann und wird das Verständnis und die Nutzung der generativen KI ein Wendepunkt sein.
Was also ist generative KI?
Nur um uns alle auf den gleichen Stand zu bringen: Generative KI bezieht sich auf eine Untergruppe der künstlichen Intelligenz, die neue und originelle Inhalte erstellen kann, indem sie aus Mustern in vorhandenen Daten lernt. Diese Inhalte können von Text und Bildern bis hin zu Video und Ton reichen. Beispielsweise kann ChatGPT auf der Grundlage von Eingabeaufforderungen menschenähnlichen Text generieren. Dadurch wird es zu einem wertvollen Werkzeug für die Erstellung ansprechender E-Mails, Social-Media-Beiträge und vielem mehr.
Die schnelle Einführung von generativen KI-Tools spiegelt sich in einer Prognose von Forrester wider, die eine durchschnittliche jährliche Wachstumsrate von 36 % bis 2030 vorhersagt, wobei generative KI 55 % des KI-Softwaremarktes erobern wird. Dieser Aufschwung verdeutlicht, warum die Beherrschung generativer KI zu einer unverzichtbaren Fähigkeit für Eventplaner und Vermarkter wird.
Was bedeutet das also für Sie und welche Auswirkungen wird es auf Sie haben? Wird es Ihnen helfen, produktiver zu sein, Zeit zu sparen und bessere Ergebnisse zu erzielen? Und: Gibt es irgendwelche negativen Folgen, die man berücksichtigen muss?
Wie generative KI die Eventplanung und das Marketing verbessert
Zeitersparnis
Wie in vielen Forschungsarbeiten immer wieder erwähnt, fehlt Eventplanern und Vermarktern regelmäßig die Zeit. Die jonglieren oftmals mit mehreren Aufgaben, von der Inhaltserstellung und -planung bis hin zur Datenanalyse. Darüber hinaus arbeiten sie ständig auf eine Deadline hin, die sich nicht verschieben lässt und nicht verschieben kann, denn: „The Show must go on.“
Generative KI kann viele zeitaufwändige Aktivitäten automatisieren und so Zeit für strategischere und kreativere Aufgaben freisetzen. So kann beispielsweise die Erstellung eines detaillierten Veranstaltungsprogramms oder das Verfassen personalisierter E-Mails in einem Bruchteil der Zeit erfolgen, die normalerweise dafür erforderlich wäre.
Personalisierte Inhalte
Personalisierung der Schlüssel zu erfolgreichem Marketing – insbesondere in der Eventbranche – und wir haben das Glück, dass KI in diesem Bereich herausragende Leistungen erbringt. Generative KI kann maßgeschneiderte Werbematerialien, E-Mail-Kampagnen oder Eventkonzepte erstellen, die bei Ihrer Zielgruppe Anklang finden. Und dies in einem Umfang und mit einer Geschwindigkeit, die durch keine andere Technologie übertroffen werden kann. Durch die Analyse von Teilnehmerdaten kann KI Inhalte generieren, die direkt auf individuelle Vorlieben und Bedürfnisse abgestimmt sind und so Kundenbindung und Zufriedenheit steigern.
Verbesserte Einbindung der Teilnehmer
Apropos Bindung. Nachhaltiges Interesse ist entscheidend, wenn nicht sogar das wichtigste Element für den Erfolg einer Veranstaltung. Mit KI können Inhalte dynamisch basierend auf dem Feedback und den Präferenzen der Teilnehmer generiert werden, wodurch für jeden Teilnehmer ein personalisiertes Erlebnis entsteht. Dies könnte personalisierte Veranstaltungsempfehlungen, interaktive Materialien und maßgeschneiderte Follow-ups umfassen, die alle darauf ausgelegt sind, die Teilnehmer zu fesseln und einzubeziehen.
Effizienz- und Kreativitätsschub
Tja, wer möchte nicht seinen eigenen „persönlichen Assistenten“ haben? Ich jedenfalls wäre nicht abgeneigt. KI können Sie sich als Ihren persönlichen Assistenten vorstellen. jemanden, der nie müde wird, rund um die Uhr arbeitet (während Sie sich für einen weiteren großen Veranstaltungstag ausruhen) und der nie Urlaub macht oder streikt. Indem Sie Routineaufgaben an KI delegieren, können Sie sich auf kreativere und wirkungsvollere Aspekte der Veranstaltungsplanung und des Marketings konzentrieren. Ob es um das Brainstorming von Ideen, das Erstellen ansprechender Inhalte oder die Analyse von Daten geht – KI kann Ihnen effizient helfen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, nämlich die Entwicklung einzigartiger, unvergesslicher Live-Erlebnisse.
Praxisanwendungen generativer KI bei Veranstaltungen
Ihnen gehen die Ideen aus? Das gefällt mir persönlich sehr an KI: Generative KI kann als Brainstorming-Assistent dienen. Geben Sie einfach Ihre Ansätze ein und KI generiert eine Vielzahl kreativer Ideen. Dies kann besonders nützlich sein, wenn Sie unverwechselbare Veranstaltungsformate entwickeln. Allein das sorgt bereits für eine erhebliche Effizienzsteigerung, da Sie durch die Arbeit mit KI mehr neue Ideen als je zuvor erhalten. Der Pool an Daten, Konzepten und Vorschlägen ist sprichwörtlich endlos. Es kann Ihnen helfen, schnell ansprechende E-Mail-Texte zu erstellen. Ob es sich um eine Willkommens-E-Mail, eine Werbebotschaft oder ein Follow-Up handelt, KI kann Texte generieren, die potenzielle Teilnehmer anlocken und begeistern.
Darüber hinaus sollte man auch eine weitere praktische Anwendung in Betracht ziehen, beispielsweise die Hervorhebung von Veranstaltungsprogrammen. Bevor sich Teilnehmer für eine Veranstaltung entscheiden, müssen sie wissen, was angeboten wird. KI kann dabei helfen, das Programm Ihrer Veranstaltung klar und ansprechend zu organisieren und zu präsentieren. Dazu gehören z.B. detaillierte Beschreibungen oder das Verfassen ansprechender Biografien und Einführungen der Redner. Oder noch besser: Sie können Ihren KI-Assistenten bitten, Teaserfragen zu generieren, die einen kleinen Vorgeschmack auf die Themen bieten, die Ihre Redner ansprechen werden. Teilen Sie diese Teaser auf Ihren Plattformen und nutzen Sie die Gelegenheit, Neugier zu wecken und den Mehrwert für die Teilnehmer zu steigern. Und die Liste der Dinge, die KI bei der Inhaltsentwicklung für Sie tun kann, ist endlos.
Es kann detaillierte Veranstaltungsbeschreibungen schnell, ansprechend und informativ verfassen, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer wissen, was sie erwartet. Es kann überzeugende Inhalte für Ihre Veranstaltungswebsite erstellen, mit denen Sie Website-Besucher in Event-Anmeldungen umwandeln können.
KI für Eventmarketing
Wenn wir uns die Marketingseite der Eventorganisation ansehen, stelle ich fest, dass KI besonders stark darin ist, Prozesse zu optimieren, das Teilnehmererlebnis zu verbessern und erstklassige Werbekampagnen zu entwickeln.
Ein internationales Publikum erreichen
Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie vielleicht eine Woche auf Übersetzungen warten mussten, die Sie mit dem einen Kollegen abgesprochen haben, der gerade in den Urlaub gefahren ist. Wenn Ihre Veranstaltung ein internationales Publikum anzieht, kann KI Ihre Reichweite erheblich steigern. Sie übersetzt all Ihre Inhalte für Ihr gesamtes Marketingmaterial in nur wenigen Minuten (kostenlos), aber was noch wichtiger ist: Sie kann Sprachübersetzungen in Echtzeit ermöglichen, wodurch Sprachbarrieren bei Ihren Veranstaltungen abgebaut und somit die Beteiligung vor Ort gesteigert wird.
Maximierung von Kundeninteressen nach der Veranstaltung
Wir alle wünschen, dass die Aufmerksamkeit nicht mit der Veranstaltung endet. Mithilfe von KI können wir nach der Veranstaltung Umfragen erstellen, Antworten sammeln und aufschlussreiche Inhaltszusammenfassungen erstellen. Indem Sie mit Hilfe von KI wichtige Punkte und Trends aus den während der Veranstaltung gesammelten Daten analysieren, können Sie die Effektivität zukünftiger Veranstaltungen erheblich steigern.
Einladungen personalisieren
Abhängig von der Qualität Ihrer Daten kann KI Ihre vorhandene Teilnehmerdatenbank analysieren, um Interessen und Vorlieben zu identifizieren, um E-Mail-Einladungen individuell anpassen zu können. Mit personalisierten Einladungen können Sie mit einer deutlichen Steigerung der Teilnehmerzahlen rechnen, da diese Art der Ansprache beim Publikum einfach mehr Anklang findet und auf seine spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten sind.
Erstellen von Social-Media-Texten
Das ständige Erstellen neuer Social-Media-Inhalte kann zeitaufwändig sein. KI kann Ideen für Social-Media-Beiträge auf verschiedenen Plattformen vorschlagen und dadurch sicherstellen, dass Ihre Nachrichten konsistent und ansprechend sind. Bitten Sie die KI, 10 Beiträge zu erstellen, um die Bekanntheit zu steigern, Autorität aufzubauen und Interesse zu wecken, und Sie erhalten gute, umsetzbare Inhalte auf deren Grundlage Sie sofort arbeiten können.
Wiederverwendung von Veranstaltungsinhalten
Und schließlich ist KI einfach genial, wenn es darum geht, den Wert Ihrer Veranstaltungsinhalte zu maximieren, indem Sie sie einfach mehrfach verwenden. KI kann Ihnen dabei helfen, Audiointerviews oder Keynote-Reden in Blogbeiträge, Artikel, Infografiken oder andere ansprechende Formate umzuwandeln. So können Sie die Aufmerksamkeit für Ihre Veranstaltungen weiterhin verwalten und dafür sorgen, dass sie so lange wie möglich im Gedächtnis bleiben.
Einführung in die KI: Tipps für den Einstieg
Auch wenn ich mich wiederhole: Machen Sie sich KI zu eigen und beginnen Sie, sich damit zu beschäftigen. Informieren Sie sich, lesen Sie darüber (dieser Beitrag ist ein guter Anfang).
Fazit für diesen Montag
Die transformative Kraft generativer KI in der Eventplanung und im Marketing ist unbestreitbar. Durch den Einsatz von KI erschließen Sie sich eine Vielzahl von Vorteilen, von Zeitersparnissen und personalisierten Inhalten bis hin zu mehr Engagement und Effizienz. Die KI-Technologie wird sich weiterentwickeln, daher ist es für Sie als Profi und für jede Veranstaltung, an der Sie beteiligt sind, entscheidend, über die neuesten Tools und Techniken auf dem Laufenden zu bleiben, um Ihren Wettbewerbsvorteil zu wahren.
Beim nächsten Mal werde ich mich auf die verschiedenen Tools konzentrieren, die es auf dem Markt gibt. Ich weiß, dass es mehr Tools geben wird, als ich erwähnen werde und es werden ständig mehr, aber ich glaube, dass dies ein großartiger Ausgangspunkt für unsere Lernreise ist und zum Glück haben wir noch viele Montage vor uns ;-).
