1. Welches Format soll es sein?
Jede gut geplante Veranstaltung fußt auf der Grundlage eines passenden Formats. Handelt es sich um ein Webinar oder ist die spätere Nutzung von Recordings gewünscht? Findet eine Frontalbeschallung der Inhalte statt oder gibt es offene Diskussionsrunden? Das vorab zu definieren erleichtert den Ablauf.
2. Das passende Tool zum Format
Es gibt eine Vielzahl von Videokonferenzlösung mit unterschiedlichen Funktionen. Um den Überblick zu behalten, empfiehlt es sich, auf die gängigsten Tools zurückzugreifen: z.B. Zoom, Microsoft Teams, Webex, GoToMeeting, Google Meet oder BigBlueButton. Veranstalter:innen und Teilnehmer:innen sollten vorab die aktuelle Software-Version sowie Lizenzierung ihrer Tools sicherstellen.
3. Werden die Einzelaufgaben zu viel?
Wer digitale oder hybride Großveranstaltungen plant, sollte die zahlreichen Aufgabenfelder innerhalb der Prozessabläufe durch externe Dienstleistungsunternehmen absichern. Erfahrene Konferenzdienstleistungsagenturen helfen bei der Durchführung komplexerer Aufgaben und garantieren einen fehlerfreien Event-Ablauf.
4. Eine stabile Internetverbindung ist key!
Eine instabile Internetleitung sorgt bei allen Teilnehmenden für viel Frustration. Große Latenzzeiten enden in starren Bild- und Tonübertragungen und schneiden das Publikum von wichtigen Präsentationsinhalten ab. Eine leistungsfähige, kompatible Hardware und eine stabile Internetverbindung sind daher für alle Teilnehmer:innen und Dolmetscher:innen unverzichtbar.
5. Test Eins-Zwei-Audio?
Eine tadellose Akustik stabilisiert eine klare Übersetzungsarbeit der Distanzdolmetschenden. Nichts ist schädlicher für die Kommunikation, als nach dem Stille-Post-Prinzip relevante Sprachinhalte zu verlieren. Veranstaltung in geräuscharmen Arbeitsumfeldern garantieren ein besseres Endergebnis und mehr Zufriedenheit bei allen Beteiligten. Bestenfalls führen erfahrene Tontechniker:innen vorab einen Check durch und optimieren die Raumakustik.
6. Easy Dial-in
Veranstaltungseinladungen sollten einfach und intuitiv sein! Serviceorientierte Invites sorgen für hohe Zufriedenheiten bei allen Beteiligten. Einladungen mit der sogenannten One Tap Dial-In-Funktion kommen daher besonders gut an.
7. Pre-Briefing
Eine umfangreiche Vorbesprechung mit den Dolmetschenden über Inhalte ist bares Gold wert. Auch der Hinweis auf mögliche sprachliche Eigenarten wie Dialekte, Akzente oder Sprachfehler vor Veranstaltungsbeginn hilft massiv, spätere Störungen im Ablauf zu minimieren.
8. Zum finalen Check
Ein letzter Blick auf die Check-Liste und ein gut geplanter Dry-Run mit den Dolmetscher:innen sichert doppelt ab. Gerne tauchen in allerletzter Sekunde Technik-Schwierigkeiten oder Unklarheiten auf, die sich vorab bereits lösen lassen. So geht nichts verloren und allen Beteiligten ist ein reibungsloser Veranstaltungsablauf gesichert. Kennen alle Teilnehmenden den zeitlichen Ablauf und die geplanten Präsentationen der Konferenz rechtzeitig, beugt das Unklarheiten vor.