Erstmalig setzt der BVMW bei der Akkreditierung der Gäste vor Ort auf die Lösung „EvEntry“ des Wuppertaler Teilnehmer-Management Spezialisten CompuCoach. In einem längeren Auswahlverfahren konnten sich die Wuppertaler letztlich mit ihrem Konzept durchsetzen.
Hauptaugenmerk des BVMW war ein zügiger und komfortabler Check In der Gäste, die erfahrungsgemäß in einem sehr engen Zeitfenster eintreffen.
„Bei rund 4.000 Gästen ist es nicht allein mit einer Vielzahl an Check In Stationen getan“, so Geschäftsführer Marcel Schettler, „vielmehr muß der gesamte Prozess vernünftig durchdacht sein und durch entsprechende Soft- und Hardware unterstützt werden“.
Wie funktioniert „EvEntry“ ?
Im aktuellen Fall liegt die Onlineanmeldung der Gäste beim Kunden selbst. Im laufenden Anmeldeprozess werden die Daten regelmäßig aus dem Onlinetool übernommen und auf dieser Basis Eintrittskarten mit Barcode erstellt. Diese Eintrittskarten, in dem Fall gebrandete Plastikkarten, werden im Vorfeld an die Gäste verschickt.
Vor Ort erfolgt der Check In der Gäste durch den schnellen Scan der Barcodes.
„Dies geschieht nicht wie üblich an festen Countern, sondern mit mobilen Scannern die von Hostessen bedient werden“, erläutert Marcel Schettler, „ das hat den Vorteil das keine große Infrastruktur aufgebaut werden muß und sich die Gäste nirgendwo anstellen müssen. Für Nachmeldungen gibt es selbstverständlich entsprechende Service-Counter an denen Karten vor Ort nachproduziert werden können.“
„Erfahrungsgemäß liegt die Quote derer die ihre Karten vergessen aber bei unter 20%“, so Schettler weiter.
Die mobilen Scanner werden in regelmäßigen Abständen ausgelesen und mit den Daten der Trouble Counter zusammen geführt, so daß jederzeit der aktuelle Teilnehmerstand einsehbar ist.
„EvEntry“ ist ein flexibles modulares Check In System und kann selbstverständlich mit zusätzlichen Features kombiniert werden, wie z.B. der Erfassung der Gäste bei Workshops.