Unter dem Titel „Herausforderungen auf dem Weg zum elektronischen Rechnungsaustausch und wie Sie diese erfolgreich meistern!“ stellt der Autor auf 20 Seiten anschaulich dar, wie Unternehmen und Institutionen ihre Prozesse erfolgreich auf elektronische Rechnungen umstellen und damit nicht nur Lieferanten, Kunden und Mitarbeiter zufriedenstellen, sondern auch enorme Kosten einsparen.
Im Zuge der Digitalisierung sind Unternehmen gefordert, die Ausgaben zu reduzieren und deren Transparenz in Bezug auf das Working Capital Management zu steigern. In der öffentlichen Verwaltung müssen Regularien wie die neue EU-Verordnung umgesetzt werden. Zudem sind hier Einsparinitiativen und Personalabbau an der Tagesordnung. Das stellt sowohl Unternehmen als auch die öffentliche Verwaltung vor große Herausforderungen. Aufgrund von fehlenden digitalen Archiven, dezentralen Rechnungseingängen oder mangelnden Projekten zur Prozessverbesserung gestaltet sich die Ausgangslage häufig sehr schwierig. Die Folge: Bei Großunternehmen fließen allein 40 Prozent des IT-Budgets in Finanz- und Rechnungswesenprozesse.
Anhand von praxisnahen Szenarien und hilfreichen Tipps schildert Donovan Pfaff in der Spezial-Edition, wie ein Projekt gemeinsam mit allen Beteiligten im Unternehmen erfolgreich realisiert wird und anfängliche Schwierigkeiten erfolgreich gemeistert werden. Wertvolle Unterstützung liefert zunächst der E-Invoice-Ready Check von Bonpago. Im Rahmen der Kurzanalyse wird geprüft, ob elektronische Rechnungen überhaupt empfangen und weiterverarbeitet werden können und welche entscheidenden Bausteine im Finanz- und Rechnungswesen notwendig sind, um die Prozesse optimal auf die künftigen Herausforderungen vorzubereiten.
Auf Basis von Benchmarks, Best Practices und der Kundenanforderungen zeigt Bonpago sogenannte „Quick Wins“ auf. Dazu gehören die Einrichtung einer eigenen Postleitzahl und einer zentralen E-Mail-Adresse für eingehende Rechnungen. Weiterhin wird anhand von konkreten Zahlen und Empfehlungen für die Führungsebene ein Entwicklungspfad für technologische Anpassungen und weitergehende organisatorische Maßnahmen gelegt.
Um ein Projekt gewinnbringend zum Abschluss zu bringen, beschreibt Donovan Pfaff weitere wichtige Schritte auf dem Weg zur erfolgreichen Umsetzung des elektronischen Rechnungsaustauschs wie die Erstellung einer geeigneten Lieferantenstruktur und die Auswahl des richtigen Serviceproviders. Als erfahrener Change Manager begleitet Bonpago auch die Vertragsgestaltung, das Projektmanagement und das Rollout-Konzept, insbesondere die Lieferantenansprache. „Nach nur 18 Monaten haben wir knapp 90 Prozent unseres Volumens auf elektronische Rechnungen umgestellt – und das mit zufriedenen Lieferanten“, so der Leiter Finanzen eines Industrieunternehmens.
Bildunterschrift: Neue Broschüre „Herausforderungen auf dem Weg zum elektronischen Rechnungsaustausch und wie Sie diese erfolgreich meistern!“ von Bonpago (Illustration: Bonpago)