Im Fokus steht die direkte Unterstützung von Projektteams bei komplexen Fragestellungen rund um Planung, Analyse und Echtzeitsteuerung von Events – rechtssicher, automatisiert - ganz ohne Filter, Dropdowns oder manuelles Auswerten von Excel-Listen. Damit setzt event it neue Standards in der Verbindung von Künstlicher Intelligenz und datensicherem Teilnehmermanagement.
Echte Entlastung statt KI-Spielerei
Bei event it dient die KI nicht nur der kreativen Texterstellung oder grafischen Inspiration, sondern einem ganz konkreten Ziel: dem effizienteren, schnelleren und intelligenteren Umgang mit komplexen Informationen rund um Gäste, Abläufe, Ressourcen und Auswertungen, wie z.B.:
- Echtzeit-Reaktion auf Planänderungen
Bei kurzfristigen Änderungen (z. B. Raumwechsel, Verschiebungen, Teilnehmerabsagen) analysiert die KI automatisch die Lage und schlägt praktikable, durchführbare Alternativen vor – z. B.:- „Flug TX2011 hat Verspätung. Welche Auswirkungen hat dies auf die Teilnehmerzahl von Workshop 3?“
- Kostenoptimierung
Die KI analysiert Buchungsstände und Stornofristen in Echtzeit – und hilft dabei, wirtschaftlich sinnvolle Entscheidungen zu treffen – z. B.:- „Bis wann kann ich die Zimmer im Hotel XY stornieren, ohne Stornierungsgebühren zu zahlen? Gib mir eine Empfehlung auf Basis der aktuellen Stornobedingungen und Buchungslage.“
- Logistik und Umbuchung
Ob Sitzpläne, Raumverteilungen oder Gästelisten – der KI-Agent verschafft schnell Klarheit und unterstützt bei gezielten Anpassungen – z. B.:- „Zeige mir alle Namen – inklusive Begleitpersonen – der ersten zwei Reihen der Gala-Veranstaltung. Vergleiche sie mit den Plätzen aus dem letzten Jahr und zeige mir Abweichungen auf.“
- Kontextbasiertes Matchmaking
Auf Messen oder Networking-Events schlägt der KI-Agent passende Matches vor – z. B. Expert:innen, Produkte oder Kontakte mit thematischer Nähe. Auch wenn Begriffe nicht exakt übereinstimmen, erkennt die KI entsprechende Zusammenhänge. - Ad-hoc-Statistiken und Reports
Auf Zuruf lassen sich alle denkbaren Zahlen abrufen, vergleichen oder aufbereiten – egal ob No-Show-Quoten, Workshop-Auslastung oder Catering-Bedarfe.
Datenschutz bleibt garantiert
Die gesamte Datenverarbeitung erfolgt verschlüsselt. Personenbezogene Informationen werden weder an Dritte übermittelt noch auf externen Servern verarbeitet. Die Integration wurde technisch so gestaltet, dass alle Anforderungen der DSGVO nachweislich eingehalten werden.
Während andere Anbieter am Markt KI-Funktionen bisher nur eingeschränkt oder als Beta-Features bereitstellen, ist event it der erste Anbieter, der einen eigenen KI-Agenten offiziell und DSGVO-konform in ein Produktivsystem für Teilnehmermanagement eingebunden hat.
Ein weiterer Schritt in Richtung zukunftsfähiger Eventlösungen
„Unser Ziel war nicht, irgendeine KI einzubauen – sondern ein Werkzeug zu schaffen, das Event-Teams tatsächlich hilft, schneller und klarer zu arbeiten. Mit der Integration des selbstentwickelten KI-Agenten in unsere Eventplattform bieten wir eine Lösung, die Komplexität reduziert, Entscheidungen unterstützt, Kosten spart und dabei zu 100% datenschutzkonform bleibt. So bleibt im Tagesgeschäft wieder mehr Zeit für das Wesentliche – die Gäste.“ so Markus Scheele, Vorstand event it AG.
