„Na dann bauen wir halt eine passende Halle.“ So oder so ähnlich muss Falk Baumeister, Geschäftsführer der Falk Baumeister Eventlogistik - Exklusive Zeltanlagen, argumentiert haben, als er im Gespräch mit Wilhelm Klammer, Head of Marketing bei BYK Chemie, den Auftrag zur Planung, Produktion und Durchführung des Firmenjubiläums besprach. Immerhin galt es, den 50. Geburtstag sowie das Marketing- und Sales-Meeting der Altana-Konzerntochter am Stammsitz des Unternehmens, im niederrheinischen Wesel, umzusetzen.

Parallel zu diesem Firmenjubiläum fanden eine zweitägige Fachtagung, ein begleitendes Partnerprogramm, die Eröffnung eines neuen Firmengebäudes, eine Abendveranstaltung im Hotel und als Highlight die Abschlussgala für 2.000 Gäste am Rheinufer statt. „Da haben wir schon ein kleines Mammut-Projekt gestemmt“, erinnert sich Baumeister, der seinen eigenen Betrieb in unmittelbarer Nachbarschaft der BYK Chemie betreibt und seit mehreren Jahren für den Konzern tätig ist. Der Weseler Unternehmer hat sich auf die Planung, Produktion und Vermietung von temporären Infrastrukturen für Events spezialisiert. Wenn an nur zwei Tagen verschiedene Programmpunkte an unterschiedlichen Orten wie ein Uhrwerk ineinander greifen, dann müssen die Zeitfenster exakt aufeinander abgestimmt sein. „Für uns hieß das, es dürfen keine Schnittstellenfehler zwischen den einzelnen Veranstaltungen entstehen“, sagt Falk Baumeister, der das Projekt mit der BYK-Marketingabteilung anderthalb Jahre vorbereitete.

9.000 Quadratmeter Zeltfläche exakt eingezirkelt

Die Abschlussgala des Events war eine logistische Herausforderung. Dazu hat Falk Baumeister eine 9.000 Quadratmeter große Zeltstadt am Weseler Rheinufer bauen lassen. Als Leistungspartner holte er sich De Boer ins Boot. „Mit De Boer hatten wir zu jeder Zeit die Performance, die wir für die Umsetzung dieser Großveranstaltung benötigten: Schnell, flexibel und absolut zuverlässig.“ Aufgrund räumlicher Begrenzungen durch einen kleinen Wald und einen Flugzeughangar musste die komplexe Infrastruktur exakt in das Gelände eingemessen werden. Dabei stellte sich heraus, dass der Eingangsbereich aufgrund der topographischen Lage um 1,20 Meter angehoben werden musste. So plante Baumeister mit einer 60 Meter breiten, teils fünfstufigen und repräsentativen Treppenanlage mit integrierter Rollstuhlrampe, um die 2.000 Besucher sicher in das Zelt zu bekommen. Die Stromversorgung plante der Event-Logistiker komplett autark. Aufgrund der geringen Elektrokapazität vor Ort orderte er redundant ausgelegte Stromaggregate mit einer Gesamtleistung von fast 2,5 Megawatt.

Individuelle Location für einen nachhaltigen Firmenevent

Auch im Innenbereich ließ die Ausstattung keine Wünsche offen. Ein großzügiges Foyer, eine mit runden Tischen und eleganten Stühlen ausgestattete Haupthalle mit beeindruckender Showbühne und ein an die Haupthalle angeschlossenes Buffetzelt bildeten den Rahmen für diesen Jubiläums-Event. Außerdem sorgten Lounge-Bereiche in diversen, an die Haupthalle angedockten Pagoden mit Rundum-Verglasung für einen Panoramablick auf den Rhein.

Keine bösen Überraschungen für den Kunden

Nach insgesamt fünfwöchiger Auf- und Abbauzeit erinnerte am Weseler Rheinufer nichts mehr daran, dass vor kurzem noch zweitausend hochkarätige Gäste aus Wirtschaft und Gesellschaft ein glanzvolles Firmenjubiläum gefeiert haben. Das Grundstück ließ Falk Baumeister vollständig rekultivieren, bevor er es wieder an die dortige Stadtverwaltung übergab. Wilhelm Klammer, Head of Marketing bei BYK Chemie, zeigte sich indes äußerst zufrieden: „Falk Baumeister hat uns schon bei der Vorbereitung zu dieser Großveranstaltung innerhalb kürzester Zeit relevante Fakten geliefert. Die Dimensionen im Hinblick auf Planung, Konzept und Budget lagen von Anfang an auf dem Tisch. Es gab im Nachhinein keine bösen Überraschungen.“