Restart – Fit für die Zukunft: So gehen Weiterbildungsevents in Zeiten von Corona. Und danach!

Gerd Kulhavy, Geschäftsführer der Referentenagentur Speakers Excellence, erklärt im Interview, wie man als Veranstalter mit den Herausforderungen von Events unter den Covid-19 Massnahmen umgeht und auch als hybrides Event zum Erfolg führt.

Gerd Kulhavy, Geschäftsführer Speakers Excellence

Herr Kulhavy, das 19. Stuttgarter Wissensforum ist in seiner eigentlichen Form – wie viele andere Events auch – coronabedingt ins Wasser gefallen. Wo sich sonst bis zu 3.000 Menschen versammeln, durfte dieses Mal nur ein eingeschränkter Personenkreis unter enormen Auflagen zusammenkommen. Wie sind Sie als Veranstalter mit dieser Herausforderung umgegangen?

Gerd Kulhavy: Klar war das erstmal ein Schock, als sich im Frühjahr und Frühsommer nach und nach abzeichnete, dass die Veranstaltungsbranche massiv von den Covid-19-Maßnahmen betroffen sein würde. Und damit natürlich auch all unsere Events in 2020. Immerhin machen wir im Jahr mindestens zehn eigene Großforen, dazu verschiedene Seminare und Kongresse: in Köln, in Rosenheim, in Rostock, Villach oder Wien, in Karlsruhe, Berlin, in Tirol oder der Schweiz. Und eben unser Flaggschiff in Stuttgart, eines der größten und renommiertesten Wissens- und Bildungsevents in Europa. Gottlob ist man als Eventveranstalter ja besonders kompetent beim Meistern unvorhersehbarer Situationen: Wir haben recht schnell in die Planung eines hybriden Kongresses umgeswitcht und all unsere Energie in den reibungslosen und begeisternden Ablauf dieses neuen Formates gesteckt. Das war eine herausfordernde Challenge, die aus unserer Sicht und vor allem aus Sicht der Teilnehmer voll aufgegangen ist.

Wie viele Teilnehmer waren denn schlussendlich live vor Ort in der Porsche-Arena?

Gerd Kulhavy: Insgesamt waren 1.000 Besucher zugelassen, was natürlich für eine Halle dieser Größenordnung, die mehr als 6.000 Zuschauer fasst, wirklich speziell ist. Mit dieser Zahl haben wir auch kalkuliert und ein ausgeklügeltes Hygienekonzept entwickelt. Dann gingen aber plötzlich die Infektionszahlen wieder deutlich nach oben und viele Ticketinhaber haben sich umentschieden. Wir hatten genau für diesen Fall ein Flex-Ticket entwickelt, so dass der Teilnehmer auch kurzfristig entscheiden konnte, wo und wie er dabei sein möchte. Etwa 500 Besucher waren schließlich in der Arena, draußen an den Monitoren und Displays verfolgten ca.1.500 Menschen den Livestream des Stuttgarter Wissensforums.

Was waren Ihre persönlichen Programm-Highlights beim diesjährigen Wissensforum?

Gerd Kulhavy: Das dürfen Sie einen Veranstalter so nicht fragen. Natürlich war alles klasse!   Unsere Events leben ja genau von einer ausgeklügelten Mischung an Themen und Persönlichkeiten, dem Spektrum aus Inhalt, Interaktion und Entertainment. Glücklicherweise sind unsere Acts und Redner Vollprofis und können solch einen hybriden Event mit seinen besonderen Herausforderungen locker meistern. Wir hatten einige Promis dabei in diesem Jahr: Detlef Soost und Jochen Schweizer, Innovationskoryphäe Nick Sohnemann, Digitalisierungsexperte Felix Beilharz, Motivationstrainer Jörg Löhr und die Fachfrau für Wirkung und Körpersprache, Monika Matschnig. Jörg Hawlitzeck zum „Leadership-Mindset des 21. Jahrhunderts“ genauso wie Loredana Meduri und Alessandro Spanu mit ihrem Herzensthema „Be Wow“. Dann Jasmin Biermann- Gässler, die sich mit „BestPlacement – Wie Sie die besten Köpfe finden und binden“ bestens auskennt, Katja Porsch, die weiß, wie man den Macher in sich weckt und der wunderbare René Borbonus, der vielleicht beste Rhetorik-Speaker im deutschsprachigen Raum. Dr. Dr. Cay von Fournier, Kabarettist und Keynote-Speaker Vince Ebert und die rasante Moderation von Ralf Schmitt und seinen „Impulspiloten“ haben zu einem sensationellen Wissensforum beigetragen.

Wie haben Sie und Ihr Team denn die beiden unterschiedlichen Zielgruppen, in der Arena und virtuell, zusammengebracht? Schließlich sind Ihre Events ja für die Networking-Möglichkeiten und die gute kollektive Stimmung in der Halle berühmt...

Gerd Kulhavy: Die Arbeit in der digitalen Welt wird ja bei uns schon länger groß geschrieben, und wir haben eine Reihe von Entwicklungen im digitalen Booking und im Veranstaltungsbusiness bereits vorausschauend an den Start gebracht. Unser Motto ist hier „Konferenz Excellence – live und online“; schließlich blicken wir auf 20 Jahre Konferenzgestaltung mit mehr als 1.000 Events zurück. Schon vor drei Jahren haben wir den „Expert Marketplace“ als Live-Booking-Plattform für die Eventbranche erfolgreich gelauncht. Wir sind Mitinitiatoren des „Digital Heroes Festivals“. Unsere Teilnehmer haben Zugriff auf die eigens kreierte Veranstaltungs-App von Speakers Excellence, wo sie wirklich alles zu den Speakern, den Inhalten, der Location oder Anreise finden. Hier können sie Fragen an die Referenten stellen und auch ihr Feedback abgeben. Um die Interaktion mit den verschiedenen Teilnehmergruppen herzustellen, einmal mit den Menschen im Saal und auf der anderen Seite den Besuchern vor dem Monitor oder Display, haben wir uns auch einige Gimmicks ausgedacht. Eine wirklich tolle Applaus-App macht es möglich, einen ausgelösten Applaus von den „Externen“ in die Arena zu übertragen, so dass der Livebesucher die Stimmung an den Bildschirmen mitbekommt. Emojis poppen auf und zeigen die Stimmung der Community draußen. Oder ein witziges Frage-Quizformat, das wir eingesetzt haben. Hier kam es zu einer spannenden Battle, bei der die Online- und Offline-Teilnehmer gegeneinander und miteinander spielen konnten.

Wie sehen Sie die Zukunft der Veranstaltungsbranche, der Corporate Events, der Bildungskongresse, der Messelandschaft? Und wie können Veranstalter jeder Couleur so professionalisiert werden, dass digitale und hybride Meetings auch wirklich funktionieren?

Gerd Kulhavy: Menschen sehnen sich auf jeden Fall nach Live-Events, aber die Remote-Vorträge und vor allem das Hybride werden nicht mehr verschwinden – Corona hin oder her. Beratung, Konzeption, Planung, Besetzung, Organisation, Teilnehmermanagement, Dramaturgie, Regie, Moderation und die komplette technische Umsetzung sind keineswegs trivial – das sind schon echte Challenges. Hierfür braucht es eine hohe Expertise, wenn man sein Publikum live und online begeistern will. Das Digitale kann hier sogar sensationelle Vorteile bieten. Sie können Veranstaltungsformate wie Kundenevents, Vertriebs-Kick-offs, Online-Impulsreihen oder Mitarbeiterschulungen in ganz anderen Dimensionen spielen. Von regional bis weltweit, von segmentierten Zuschauergruppen in interaktiven, digitalen Meetingpoints, mit Großgruppenmoderationen und Abstimmungen oder Umfragen: Fast alles ist heute machbar. Die Veranstaltungselemente lassen sich individuell kombinieren und visuelle Elemente optimal aufeinander abstimmen. Wir bei Speakers Excellence liefern all das aus einer Hand. 20 Jahre Erfahrung spielen uns gerade sehr gut in die Karten, wenn es um die Digitalisierung der Eventbranche geht. Ich kann Unternehmen und Veranstaltern nur raten, ihren „Restart“ für das Jahr 2021 rechtzeitig zu planen und zu initiieren, um zu den ersten zu gehören, die ihre Kick-offs und Kundenveranstaltungen hybrid gestalten und durchführen. Gerne stehen wir beratend und umsetzend zur Seite. Wer sich dazu näher informieren möchte, findet hier weitere Infos: www.hybridevents4you.de

 

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