Tools zur Digitalisierung von Messen & Events

Live-Emotionen sind entscheidend, dennoch braucht jedes Event digitale Anknüpfungspunkte, um seinen Besuchern ein außergewöhnliches Rundumerlebnis zu bieten. Angefangen bei der Ticket-Buchung über die Organisation vor Ort bis zum Kundenkontakt stehen Event- und Messeveranstaltern unzählige digitale Tools zur Verfügung. Welche das sein können, stellen Veranstalter und Tool-Anbieter aus dem ESB Netzwerk anhand von eigenen Use-Cases vor.

Digitale Content-Plattformen für Ausstellende

„Vor sieben Jahren haben wir zusammen mit unserem Partner für Onlinelösungen, Conteo AG, einen neuen Weg eingeschlagen: Wir haben unsere Webseiten und Ausstellerverzeichnisse durch Content-Plattformen ersetzt. Diese werden – gleich wie unsere Messen – durch unsere Ausstellenden bespielt. Sie präsentieren vor der Messe ihre Geschäftsmodelle online mit relevantem Content und erreichen damit die Messebesuchenden – ihre potenziellen Kundinnen und Kunden. Der persönliche Kontakt und damit die Geschäftsabschlüsse und Projektlancierungen erfolgen aber weiterhin an der Messe. Denn um eine Vertrauensbasis aufzubauen, Emotionen zu erleben und sich in einem spezifischen Themengebiet inspirieren zu lassen, braucht es den physischen Event. Aber auch nach der Veranstaltung ermöglichen die Content Plattformen den Ausstellenden, die Besuchenden zu erreichen. Wir bieten unseren Kundinnen und Kunden somit neben unserem Live-Marketing-Angebot auch ein Online-Marketing-Angebot.“

Fabienne Meyerhans, Geschäftsleitung und Leiterin Bereich Messen, Messe Luzern AG

Exklusiver Gäste-Zugang zu Partnerhotels

„Wie auch viele andere Veranstalter sind wir daran interessiert unsere Veranstaltungen möglichst breit zu streuen und dem gesamtschweizerischen Publikum zugänglich zu machen. Hierfür nutzen wir daher bekannte Plattformen wie «Ticketcorner»; «Eventfrog»; «Facebook»; «Instagram» und co. Wichtig dabei ist, dass wir im vorhinein je nach Zielgruppe und Event einen Plan erarbeiten und festlegen auf welcher Plattform wir welches Publikum erreichen können und werden. So werden niemals alle Tools angesteuert und genutzt, sondern nur solche welche Kosten- Nutzen effizient sind.

Ebenso haben wir unsere eigene Struktur aufgebaut und eine eigene App kreieren/ generieren lassen um unsere eigenen Kongress- und Konferenzgäste Zugang zu unseren Partnerhotels zu generieren. So können diese Gäste direkt nach der Registratur auch ihr Hotel buchen. Digitalisierung wird im generellen für uns immer wichtiger, denn kaum noch Partner oder potenzielle Partner verzichten auf diesen Weg. Um Schritt zu halten und nicht potentielle und vorhandene Events zu verlieren- sind wir stets bestrebt mit den neusten Tools zu arbeiten.“

Andreas Kohl, Leiter Sales & Eigenveranstaltungen, Congress Kursaal Interlaken

Dynamische CRM-Systeme

„Als Digitalisierungsdienstleister sehen wir CRM-Systeme als unverzichtbare Basis, um Veranstaltungen effizient durchzuführen. Bei der Auswahl eines solchen Systems sollten Eventmanager besonderes Augenmerk auf Funktionen wie dynamische Anpassbarkeit, integrierte Marketing-Automation-Tools und KI-Unterstützung legen, um die maximalen Vorteile zu nutzen.

Ein modernes CRM optimiert nicht nur die Interaktion mit den Teilnehmern vor, während und nach dem Event, sondern fördert auch die zuverlässige Kommunikation mit Ausstellern, Messebauern und anderen Dienstleistern. Ein Schlüsselfaktor dabei ist die Anpassungsfähigkeit des CRM-Systems, die eine maßgeschneiderte Konfiguration entsprechend den spezifischen Anforderungen des Veranstalters ermöglicht.

Vor einem Event ermöglicht das CRM durch Marketing Automation eine zielgerichtete Kommunikation, indem es den Aufbau von Landingpages und den Versand von personalisierten Nachrichten ermöglicht. Moderne CRM-Systeme setzen hierbei auf KI-gestütztes Scoring, um effektive Zielgruppen präzise zu bestimmen und zu entscheiden, welche Personen vorrangig angesprochen und möglicherweise zusätzlich in die Sales-Pipeline integriert werden sollten. Sogenanntes Clustering sorgt dafür, dass die richtigen Informationen die passenden Empfänger erreichen. Dieses Vorgehen verbessert die Engagement-Raten und maximiert die Wirkung der Event-Kommunikation.

Während der Veranstaltung können Eventmanager im System Teilnehmerdaten in Echtzeit verwalten und nach dem Event die gesammelten Daten nutzen, um den Veranstaltungserfolg detailliert zu bewerten und Verbesserungsmöglichkeiten für zukünftige Veranstaltungen zu identifizieren. Diese Erkenntnisse unterstützen Veranstalter nicht nur bei der Optimierung kommender Events, sondern auch beim Aufbau langfristiger Beziehungen durch gezielte Nachbereitungsstrategien.

Ein integriertes CRM-System, wie beispielsweise SugarCRM, lässt sich dynamisch weiterentwickeln und bietet eine umfassende Übersicht über sämtliche Veranstaltungsaktivitäten. Es ist ein zentraler Baustein für die Digitalisierung und Professionalisierung des Eventmanagements.“

Dario Waechter, Partner & Geschäftsleitung, atlantis dx GmbH

Überblick bei wiederkehrenden Prozessen

„Bei der Digitalisierung von Events und Messen wird der Einsatz digitaler Werkzeuge immer beliebter. Während sich viele Tools dem Ziel der Optimierung des Besuchererlebnisses widmen, richtet sich unsere ORGA App primär an die interne Organisation. Mithilfe unseres Checklisten-Tools gelingt es, Arbeitsprozesse zu digitalisieren und eventspezifisches Wissen zu sichern. So wird die Organisation effizienter und ist gegen Wissensverlust bei wechselndem Personal abgesichert.

Gerade für wiederkehrende Veranstaltungen und Prozesse eignet sich die ORGA App besonders gut. Mithilfe des smarten Rechte- und Rollenkonzeptes und der Selbstverwaltung auf Abteilungsebene gelingt es problemlos, eine große Anzahl an Checklisten und Aufgaben zu bewältigen und zu jeder Zeit den Überblick zu behalten.

In der Bundesliga und 2. Bundesliga werden auf diese Art und Weise Spieltag für Spieltag bei Clubs und Vereinen jeweils bis zu 2500 Aufgaben abgearbeitet und revisionssicher dokumentiert. Bayer 04 Leverkusen schätzt beispielsweise die intuitive und flexible Anwendung, die eine digitalisierte und sichere Durchführung der Veranstaltungen ermöglicht. Aufgrund der Flexibilität des Systems wird die ORGA App auch in der Show- und Event-Branche eingesetzt. Beispielsweise nutzt das Produktionsteam der Ehrlich Brothers die ORGA App zur Sicherung und Dokumentierung ihrer Show-Produktion. Mit dem Checklisten-Tool sowie weiteren Modulen wie dem Incident Management oder den QS-Checks bietet die ORGA App eine ganzheitliche und benutzerfreundliche Möglichkeit, Prozesse in der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Events zu digitalisieren und jederzeit im Blick zu behalten.“

Michael von Detten, Geschäftsführer, ORGArena

Benutzerfreundlich Veranstaltungen planen

„evenito ist die Eventmanagement-Lösung, die den Aufwand der Eventplanung auf ein absolutes Minimum beschränkt und es Veranstaltern ermöglicht, professionelle Events in wenigen Minuten zu erstellen. Mit Fokus auf Benutzerfreundlichkeit und höchster Datensicherheit ermöglicht evenito Veranstaltungsplanern, virtuelle, hybride und physische Events schnell und unkompliziert zum Leben zu erwecken. Somit befähigen wir Event-Teams, sich auf die kreative Gestaltung von Events und den Aufbau nachhaltiger Beziehungen für anspruchsvolle Zielgruppen zu konzentrieren.

Im Herzen von evenito liegen die leistungsstarken Funktionen und die benutzerfreundliche Oberfläche, mit denen Veranstalter ihre Veranstaltungsvisionen mühelos verwirklichen können. Von der Erstellung von Event-Websites via drag & drop Website-Builder bis hin zur Gästeverwaltung und nativer Check-in App bietet evenito eine sichere Lösung, die darauf ausgelegt ist, jeden Aspekt der Veranstaltungsplanung zu vereinfachen, und die Art und Weise, wie Events konzipiert, organisiert und durchgeführt werden, neu zu definieren.

Dank unternehmensgerechter Datensicherheit und kontinuierlicher Innovation unterstützt evenito heute über 300 Kunden bei der Planung und Durchführung von mehr als 600 Events pro Monat mit über 1 Million Gästen pro Jahr.“

Nicolas Berchten, CEO, evenito

Vereinfachtes Ticket-Mananagement für Partner

„Mit dem Produkt sharepa ermöglicht keyper die Ticket-Distribution und das Ticket-Management - vereinfacht und mit Mehrwert versehen. Mit sharepa steht dem Event-Veranstalter damit ein Tool zur Verfügung, das die Verteilung von Karten an Partner beziehungsweise Aussteller –erleichtert.

Diese haben oftmals Ticketkontingente in ihren Partner-Paketen inkludiert und laden damit aktuelle und potenzielle Kunden zu Events ein. sharepa ermöglicht den Event-Partnern ein selbstständiges Management ihrer Ticketkontingente. Gleichzeitig weiß der Veranstalter zu jedem Zeitpunkt wie viele und welche Gäste erwartet werden. Der Event-Partner bekommt eine gewisse Anzahl digitaler Blanko-Eintrittskarten, die ebenfalls digital via sharepa intern oder extern weitergeleitet werden können.

Anschließend wird das Ticket von der Person, die es letztlich in Anspruch nimmt, personalisiert. Im Zuge der Ticket-Personalisierung, die nur wenige Augenblicke dauert, können zusätzliche Informationen des Besuchers abgefragt werden, was eine gezielte Kundenansprache und -betreuung ermöglicht.

Neben dem Zugang zum Event kann das Ticket auch noch weitere Funktionen erfüllen. Etwa als Zugangsberechtigung für Side-Events oder als Ticket für die Zufahrt in eine Parkgarage. Alles jederzeit vom Eventveranstalter und/oder vom Event-Partner steuerbar.“

Andreas Kienbink, CEO, keyper

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