Gute Ideen brauchen Zeit. Die Suche nach Dateien auch, leider.
Ein zusätzliches Werkzeug löst zunächst ein einzelnes Problem. Aufgabentools schaffen Übersicht, Cloudspeicher erleichtern den Dateiaustausch, Zeiterfassung dokumentiert den Aufwand. Werden diese Bereiche jedoch getrennt organisiert, müssen Menschen die Verbindungen herstellen. Informationen übertragen, Projektstände abgleichen und Unterlagen für die Abrechnung zusammensuchen.
Für projektbasierte Dienstleister ist dieser Aufwand auch eine wirtschaftliche Frage. Der GWA-Frühjahrsmonitor 2026 zeigt, unter welchem Druck Teile der Kommunikationsbranche stehen.
Die Umsätze, gemessen als Gross Income, sanken bei den befragten GWA-Agenturen 2025 im Durchschnitt um 2,7 Prozent. Die durchschnittliche Rendite lag bei 7,5 Prozent. An der Erhebung nahmen 92 Mitgliedsagenturen teil. Die Ergebnisse beschreiben deren Geschäftsentwicklung, nicht die gesamte Kreativ- oder Veranstaltungswirtschaft.
OOKI will deshalb nicht nur Aufgaben übersichtlicher darstellen, sondern die Arbeit zwischen den einzelnen Prozessschritten reduzieren.
„Eine gute Idee darf komplex sein. Die Suche nach dem freigegebenen Angebot nicht“, sagt OOKI-Gründer Anas Bustani. „Wir wollen, dass Agenturen ihre Energie in Kunden und Projekte stecken, statt dieselben Informationen von einem System ins nächste zu tragen. Und am Ende muss erkennbar bleiben, welche Leistung erbracht wurde und was davon abgerechnet werden kann.“
Ein Projekt, zwei Perspektiven
Im Mittelpunkt steht ein gemeinsamer Projektzusammenhang: Aufgaben werden in einem vertikalen Kanban-Workflow durch Projektphasen geführt. Zuständigkeiten, Termine und zugehörige Dateien bleiben beim jeweiligen Vorhaben. Das Team arbeitet in seiner internen Ansicht; Kunden erhalten über ein eigenes Portal Zugriff auf gezielt freigegebene Inhalte.
Damit lässt sich beispielsweise ein Konzept mit dem Auftraggeber teilen, während interne Notizen und Kalkulationen in der Teamansicht verbleiben. Freigegebene Aufgaben, Dokumente, Leistungsnachweise und Rechnungen können im Kundenportal zusammengeführt werden.
Der Kunde bekommt einen definierten Anlaufpunkt – nicht automatisch Einblick in die gesamte interne Projektorganisation.
Angebote, Videocalls und Funktionen für digitale Signaturabläufe ergänzen die Zusammenarbeit. Der Ansatz ist nicht, Kreativwerkzeuge oder jede branchenspezifische Spezialsoftware zu ersetzen. OOKI bündelt die Organisation rund um die eigentliche Leistung: vorbereiten, abstimmen, dokumentieren und abrechnen.
Nach dem Applaus beginnt nicht noch einmal die Datensuche
Für eine Eventagentur endet ein Auftrag nicht mit dem Abbau. Für eine Kreativagentur nicht mit dem Kampagnenstart. Leistungen müssen nachvollziehbar zusammengestellt und gegenüber dem Kunden abgerechnet werden.
In OOKI werden Zeiten einem Projekt und einer Aufgabe zugeordnet, per Timer oder manuellem Eintrag. Aus den ausgewählten Leistungen lassen sich Nachweise vorbereiten und anschließend Rechnungsentwürfe erstellen. Dabei bleiben Erfassung, Prüfung und Rechnungsstellung eigenständige Schritte. Eine erfasste Stunde ist nicht automatisch eine freigegebene oder abrechenbare Stunde.
Der Rechnungseditor verbindet bearbeitbare Rechnungsdaten mit einer Dokumentvorschau.
Zu den vorgesehenen Ausgaben gehören PDF/A-3 und strukturierte Rechnungsdaten im ZUGFeRD-Workflow. So bleibt die kaufmännische Bearbeitung mit dem ursprünglichen Projekt verbunden.
Weniger Verwaltung ist ein Kostenargument, kein pauschales Sparversprechen
Der wirtschaftliche Nutzen entsteht an zwei Stellen. Erstens können separate Lizenz- und Integrationskosten entfallen, wenn vorhandene Anwendungen tatsächlich ersetzt werden.
Zweitens soll weniger Arbeitszeit für doppelte Eingaben, Dateisuche und die Übergabe an die Abrechnung benötigt werden.
Wie hoch die Einsparung ausfällt, hängt vom bestehenden Softwarebestand, der Teamgröße und den Arbeitsabläufen ab. Auch Umstellungskosten und weiterhin benötigte Speziallösungen gehören in den Vergleich. OOKI setzt deshalb auf einen nachvollziehbaren Vergleich der Gesamtkosten statt auf eine allgemeingültige Einsparquote.
Die aktuell veröffentlichten Tarife beginnen bei 79 Euro monatlich für einen Nutzer.
Das Pro-Paket kostet 249 Euro monatlich für bis zu fünf Nutzer. Beide Preise verstehen sich zuzüglich Umsatzsteuer; die Pakete unterscheiden sich unter anderem bei Nutzerzahl und Speicherumfang.
Projektsoftware muss nicht nach Formularverwaltung aussehen
Auch gestalterisch verfolgt OOKI einen reduzierten Ansatz. Das Dashboard ordnet Projekte, fällige Aufgaben, abrechenbare Stunden und offene Rechnungswerte in klar abgegrenzten Bereichen. Helle Flächen, zurückhaltende Konturen und gelbgrüne Akzente schaffen eine erkennbare Hierarchie.
Der Anspruch dahinter, die Oberfläche soll nicht möglichst viele Funktionen gleichzeitig zeigen, sondern den nächsten sinnvollen Arbeitsschritt erkennbar machen. Gestaltung ist damit Teil der Produktidee, nicht lediglich die Verpackung der Verwaltung.
E-Rechnung: Der Übergang zur Abrechnung wird wichtiger
Zusätzliche Aktualität erhält das Thema durch die deutsche E-Rechnung. Ende 2026 läuft die allgemeine Übergangsfrist für die Ausstellung sonstiger Rechnungen bei den betroffenen inländischen B2B-Umsätzen aus. Für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro gilt eine Verlängerung bis Ende 2027; weitere gesetzliche Ausnahmen und Sonderregelungen bleiben bestehen.
Eine einfache PDF-Datei ist dabei keine strukturierte E-Rechnung.
Für OOKI gehört die Vorbereitung solcher Rechnungen deshalb zum Projektablauf, nicht zu einem davon losgelösten Verwaltungsprozess.