Was ist Multi-Entity Event Management?
Multi-Entity Event Management ermöglicht es großen Organisationen, Veranstaltungen verschiedener Bereiche einer großen Organisation über eine zentrale Plattform zu verwalten – sei es eine Holding mit mehreren Tochtergesellschaften oder eine Universität mit unterschiedlichen Fakultäten. Die Zentrale und die IT-Abteilung geben den Rahmen vor, während die lokalen Teams den Freiraum erhalten, ihre Events eigenständig und schnell umzusetzen. Multi-Entity ist eine Möglichkeit, um eine logische Struktur in den Account Ihrer Eventmanagement-Software zu bringen. Und das bietet verschiedene Vorteile, welche wir nachfolgend für Sie zusammenfassen.
Daten und Datenschutz: Trennen, was getrennt bleiben muss
Innerhalb einer Struktur aus Unterorganisationen arbeitet man schnell in Teams. Man baut Mauern zwischen den verschiedenen Entitäten auf. Team A erhält keinen Zugriff auf die Teilnehmerdaten von Team B. Durch die gezielte Zuweisung von Rechten sieht jeder nur das, was für seine Rolle relevant ist. So geben Sie beispielsweise der Finanzabteilung das Recht, die Abrechnungsdaten aller übergeordneten Entitäten einzusehen, stellen aber gleichzeitig sicher, dass sie nicht auf die personenbezogenen Daten einzelner Teilnehmer zugreifen kann. Dies ist für Organisationen eine zwingende Voraussetzung, um Compliance zu gewährleisten.
Effizienz: Schnelligkeit für den Organisator
Compliance und zentrale Steuerung müssen die Schnelligkeit keineswegs abbremsen. Mit Unterorganisationen und verknüpften Teams verwalten Sie Zugriffe blitzschnell. Fängt beispielsweise ein neuer Kollege im Marketingteam an, gewähren Sie dieser Person mit einem Klick Zugriff auf alle Veranstaltungen dieser spezifischen Abteilung, anstatt alle Veranstaltungen manuell herauszusuchen und die Rechte einzeln zu konfigurieren.
Zudem müssen Organisatoren das Rad nicht ständig neu erfinden. Teams können direkt auf erfolgreiche Veranstaltungen aus der Vergangenheit zurückgreifen. Das Corporate Design und die E-Mail-Einstellungen sind dann sofort korrekt eingestellt. Der Organisator kann schneller loslegen, vermeidet Fehler und die Markenidentität bleibt überall konsistent.
Dateneinblicke und Datenintegrität
Einblick in die Veranstaltungsergebnisse ist unerlässlich. Indem Sie alle Unterorganisationen auf einer einzigen Plattform bündeln, steuern Sie Ihre Prozesse auf Basis verlässlicher Daten und können auch individuelle Daten einsehen. Sie können sich ganz einfach ein übersichtliches Dashboard anzeigen lassen, das beispielsweise alle Ticketeinnahmen des gesamten Unternehmens darstellt. Möchten Sie die Zahlen genauer analysieren? Dann können Sie die Berichte, Ausgaben und Einnahmen mühelos nach Unterorganisation und somit beispielsweise nach Team oder Niederlassung aufschlüsseln.
Zudem behalten Sie zentral die Regie über die Dateneingabe. Sie können spezifische Felder (Properties) auf Hauptebene für alle Unterorganisationen als Pflichtfelder festlegen. Möchte die Geschäftsführung oder die IT-Abteilung beispielsweise von jeder Veranstaltung wissen, ob es sich um ein Branding- oder ein Leadgenerierungs-Event handelt, definieren Sie dies als Pflichtfeld bei der Erstellung einer Veranstaltung. So sammeln Sie im Nachhinein eindeutige Daten für Ihre Berichte, ohne dass lokale Teams diesen wichtigen Schritt überspringen können, und gewährleisten gleichzeitig die Integrität Ihrer Daten.
Praktische Tipps für eine strukturierte Einrichtung
Möchten Sie mit Unterorganisationen loslegen? Beachten Sie diese Faustregeln:
- Vermeiden Sie „Over-Engineering“: Überprüfen Sie, ob diese Option für Ihre Organisation wirklich relevant ist. Grundsätzlich empfehlen wir diese Funktion erst dann, wenn Sie mindestens fünf Events pro Unterorganisation haben. Andernfalls erhöht sich vermutlich Ihr administrativer Aufwand, statt ihn zu reduzieren.
- Ernennen Sie einen Anwendungsverantwortlichen (Application Owner): Bei aanmelder.nl können nur zwei Rollen Unterorganisationen erstellen. Wir empfehlen, eine zentrale Person zu ernennen, die für die Verwaltung der Zugriffe verantwortlich ist. So stellen Sie sicher, dass Ihre Prozesse in geordneten Bahnen verlaufen.
Zentrale Kontrolle, dezentrale Freiheit
Unterorganisationen bieten genau die Balance, die wachsende Unternehmen suchen. Die Zentrale behält die volle Kontrolle über Daten, Budgets und Compliance, während die lokalen Teams die Freiheit behalten, selbständig und effizient Veranstaltungen zu organisieren.
Möchten Sie erleben, wie Sie dies selbst in der Praxis umsetzen können?
Sehen Sie sich hier an, wie Sie mit Unterorganisationen und Teams zusammenarbeiten, oder nehmen Sie Kontakt mit mir auf.
Über den Autor
Als Sales Lead bei aanmelder.nl verbindet Ruud seinen breiten Hintergrund in den Bereichen Software und Events mit einem geschärften Blick für Eventtrends. In seiner Freizeit entdeckt er gerne neue Veranstaltungen und Musik.
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