Um es gleich vorwegzunehmen: Das ist völlig normal und lässt sich teilweise steuern. Wenn wir uns die Daten von aanmelder.nl ansehen, sehen wir, dass kostenpflichtige Events durchschnittlich 9,82 % No-Shows verzeichnen, im Gegensatz zu 23 % bei kostenlosen Events. Aber… dieser Durchschnitt ist natürlich nicht automatisch Ihrer. Deshalb werden wir uns in diesem zweiten (und letzten) No-Show-Blogbeitrag mit Ihren eigenen Zahlen auseinandersetzen und Ihnen praktische Tipps geben, um unnötige Verschwendung durch No-Shows zu minimieren. Letztes Mal haben wir die Psychologie hinter den “Absagern” besprochen und gezeigt, welche Schritte Sie unternehmen können, um Ihre Teilnehmerzahl zu maximieren. Jetzt erfahren Sie, wie Sie den (nachhaltigen) Schaden am Tag selbst beschränken und eine verlässliche Benchmark für Ihr nächstes Event aufbauen können.
Verschwendung durch No-Shows auf Ihrem Event? Drei Tipps
Fangen wir mit dem Tag selbst an. Egal, wie gut Sie sich vorbereiten, Sie werden wahrscheinlich mit Verschwendung oder unnötigen Kosten durch No-Shows konfrontiert. Integrieren Sie diese drei Tipps in Ihren Prozess, um besser mit der Situation umzugehen:
1. Vereinbaren Sie eine späte Deadline für das Catering
Fragen Sie den Veranstaltungsort oder den Caterer, bis wann Sie die endgültigen Teilnehmerzahlen durchgeben können, und nutzen Sie dieses Zeitfenster voll aus. Bestellen Sie dann auf Basis der realistischen Teilnehmerzahl, nicht anhand der reinen Anmeldungen. Das spart vielleicht nicht immer direkt Kosten, ist aber definitiv die beste Wahl für die Umwelt.
2. Legen Sie vorab fest, was mit überschüssigem Essen passiert
Organisieren Sie eine mögliche Spende schon vor dem Event und nicht erst, wenn der Saal bereits aufgeräumt wird. So können Sie beispielsweise Vereinbarungen mit einer (sozialen) Einrichtung in der Nähe treffen, die sich über das übrig gebliebene Essen freut.
3. Drucken Sie Badges erst bei der Ankunft aus, nicht schon am Vorabend oder digitalisieren Sie den Check-in-Prozess
So haben Sie keine Stapel an Badges für Personen herumliegen, die nie erschienen sind. Außerdem können Sie Tippfehler im Namen direkt vor Ort korrigieren und auch Gäste ohne Voranmeldung (Walk-ins) problemlos registrieren. Das spart viel Papier. Entscheiden Sie sich für mobiles Check-in? Dann brauchen Sie überhaupt keine gedruckten Badges mehr und sparen auf einen Schlag Papier und Tinte, indem Sie am Eingang einfach einen QR-Code scannen lassen.
Event evaluieren: Was Ihre No-Show-Daten Ihnen verraten
Ihr Event ist vorbei. Wenn Sie Ihre Teilnehmer und No-Shows separat erfasst haben, steht Ihnen nun ein wahrer Datenschatz zur Verfügung. Ein Tipp vorab: Stimmen Sie intern eine einheitliche Definition für No-Shows ab. Zählen Absagen am Vorabend bereits als No-Show oder nur das tatsächliche Nichterscheinen am Tag selbst? So stellen Sie sicher, dass Sie bei der Auswertung nicht Äpfel mit Birnen vergleichen.
Die gesammelten Daten können Sie nutzen, um Ihr nächstes Event noch besser zu machen. Und das funktioniert so:
1. Analysieren Sie, wer teilgenommen hat und wer nicht
Schauen Sie in Ihrer Event-Software nach, wer anwesend war, aber analysieren Sie auch gezielt die Gruppe, die sich zwar angemeldet hat, aber nicht erschienen ist. Suchen Sie nach Mustern bei Zielgruppe, Position, Anmeldezeitpunkt, Interessen oder Eventtyp. Stellen Sie beispielsweise fest, dass bestimmte Berufsgruppen oder Personen aus einer bestimmten Region häufiger absagen? Dann können Sie Ihre Kommunikation und Ihr Erwartungsmanagement für die nächste Veranstaltung entsprechend anpassen.
Auf diese Weise können Sie auch andere Aspekte Ihres Events evaluieren. Unsere Daten zeigen beispielsweise, dass Organisationen, die sieben Tage vor der Veranstaltung eine Erinnerung versenden, eine deutlich geringere No-Show-Quote haben. Für kostenpflichtige und kostenlose Events zusammen liegt der Durchschnitt bei 30,92 %, wenn in der Vorwoche keine Erinnerung verschickt wird. Versenden Sie hingegen eine Woche im Voraus eine Erinnerung? Dann sinkt der Durchschnitt auf 15,92 %. Ein beachtlicher Unterschied!
Stellen Sie fest, dass es bei internen Events mehr No-Shows gibt als bei externen? Dann sollten Sie intern deutliche Vereinbarungen über die Anwesenheit und Erwartungen treffen. Sie können dies auch mit den Managern anderer Abteilungen abstimmen, so dass diese die Erwartungshaltung direkt an ihre Teammitglieder kommunizieren können.
2. Stimmen Sie Ihr Follow-up auf das Verhalten ab
Teilen Sie Ihre Follow-up-Kommunikation und senden Sie eine andere Nachricht an No-Shows als an Anwesende. No-Shows möchten Sie reaktivieren oder vielleicht möchten Sie herausfinden, warum sie abgesagt haben. Senden Sie ihnen beispielsweise die Aufzeichnung und eine neue Einladung. Teilnehmern hingegen möchten Sie gerne bedanken, vertiefende Informationen anbieten und eine Zufriedenheitsumfrage senden. Schicken Sie ihnen zum Beispiel einen Download mit den wichtigsten Erkenntnissen des Events. Personalisierte und relevante Kommunikation wird immer sehr geschätzt.
3. Benchmarken Sie Ihre Daten und nutzen Sie benutzerdefinierte Eigenschaften (Custom Properties)
Wenn Sie online nach durchschnittlichen No-Show-Quoten suchen, finden Sie stark variierende Zahlen. Einige Studien berichten von einer durchschnittlichen No-Show-Quote von 10 bis 30 %. Andere nennen eine durchschnittliche Teilnahmequote (Attendance Rate) von etwa 52 %, was einer No-Show-Rate von 48 % entspricht; unsere Durchschnittswerte haben wir bereits erwähnt. Es gibt also genug Beispiele, um Ihre eigenen Daten zu benchmarken!
Verlassen Sie sich jedoch nicht blind auf externe Zahlen. Ihre No-Show-Quote variiert wahrscheinlich stark – zum Beispiel nach Land, Branche, Veranstaltungsart, kostenpflichtig versus kostenlos, Thema und vielem mehr. Entscheiden Sie selbst, welche Faktoren für die Unterscheidung am wichtigsten sind und wo Sie Ihre eigenen Daten segmentieren möchten, beispielsweise wenn höhere externe Kosten im Spiel sind.
Möchten Sie die Daten für Ihre Organisation wirklich aussagekräftig nutzen und detaillierter analysieren? Nutzen Sie dafür benutzerdefinierte Eigenschaften (Custom Properties) in Ihrer Event-Software. Mit diesen selbst gewählten Datenpunkten vergleichen Sie Ihre Daten extrem gezielt. Segmentieren Sie beispielsweise nach Standort oder Land. So erstellen Sie eine realistische Benchmark, die vollständig auf Ihren eigenen Daten basiert, und steuern gezielt auf Verbesserungen hin. Starten Sie mit Prognosen und sagen Sie die erwartete Teilnehmerzahl anhand Ihrer eigenen Datenhistorie voraus. So lassen sich Budget, Catering und Kapazitäten für das nächste Mal noch besser abstimmen.
Fazit: Sind No-Shows wirklich so schlimm?
Um auf die Hauptfrage aus unserem ersten Blogartikel zurückzukommen: Sind No-Shows schlimm? Die Antwort ist differenziert. No-Shows können ärgerlich sein, aber ob sie wirklich schädlich sind, hängt von Ihren eigenen Veranstaltungszielen ab und davon, wie Sie damit umgehen.
Im Hinblick auf Nachhaltigkeit können ein paar bewusste Entscheidungen am Tag selbst schon einen echten Unterschied machen. Vom cleveren Umgang mit Food Waste bis hin zum Drucken von Badges direkt vor Ort. Wenn Sie intelligente Event-Software nutzen, können Sie beispielsweise Trendanalysen über Teilnehmergruppen erstellen, um neue Erkenntnisse für zukünftige Optimierungen zu gewinnen. Sie können im Nachgang gezielt nachfassen und auch Ihre eigene(n) No-Show-Quote(n) benchmarken und für Prognosen nutzen, je nachdem welche Faktoren für Ihre Organisation wirklich wichtig sind.
So machen Sie es bei jeder Veranstaltung ein Stückchen besser. Immer wieder.
