Das fühlt sich nach Zeit- und Geldverschwendung an. Und seien wir ehrlich, irgendwie auch eine Verschwendung für die Umwelt.
Aber sind No-Shows eigentlich wirklich so schlimm? Und wie gehen Sie am besten damit um, wenn sie dennoch auftreten? Was wäre, wenn Sie die Daten der Anwesenden und der No-Shows nutzen könnten, um Ihre zukünftigen Events noch besser zu machen? Wir haben genau das – und einiges mehr – mit drei Eventmanagern verschiedener Universitäten besprochen und ihnen ein paar Fragen gestellt.
In diesem Blog beleuchten wir die Gründe für No-Shows und teilen Tipps, wie Sie diese bei Ihrem Event so aktiv wie möglich minimieren. Im zweiten Blog dieser Serie widmen wir uns konkreten Tipps für den Eventtag selbst und zeigen Ihnen, wie Sie nach der Veranstaltung am besten damit umgehen können.
Warum kommt es zu No-Shows?
Oft ist der Grund einfach: eine Doppelbuchung, unvorhergesehene Umstände oder Verwirrung darüber, ob das Event online oder live vor Ort stattfindet. Wir beobachten aber auch einen breiteren Trend, wodurch No-Shows zunehmen. Der Aufstieg von Online-Events hat die Hemmschwelle für Absagen deutlich gesenkt („Ich schaue mir die Aufzeichnung einfach später an …“). Hinzu kommen unsere übervollen Terminkalender sowie eine Fülle an Auswahlmöglichkeiten, und es wird deutlich, warum leere Stühle immer mehr Aufmerksamkeit fragen.
Sind No-Shows wirklich so schlimm?
Es gibt keinen festen Standard dafür, was eine „gute“ oder „schlechte“ No-Show-Rate ist; dies hängt stark von der Art des Events ab, das Sie organisieren. Wenn Sie eine Veranstaltung organisieren, die aktive Interaktion erfordert – wie etwa Foren oder Co-Creation-Sitzungen – ist eine ausreichende Teilnehmerzahl für eine produktive Diskussion wichtig. Ist die Beteiligung zu gering, kann dies den Zweck der Veranstaltung untergraben. Bei größeren Events ist eine höhere No-Show-Rate oft weniger problematisch. Sie müssen sich eigentlich erst Sorgen machen, wenn die Besucherzahlen strukturell niedrig sind und sich der Veranstaltungsort deutlich „leer“ anfühlt.
Letztendlich ist es wichtig, dass Sie bei der Konzeption Ihres Events ein Ziel festlegen und Ihre wichtigsten KPIs im Blick behalten. Dies bestimmt zum Teil auch den Aufbau Ihres Events. Steht der Wissensaustausch im Vordergrund und möchten Sie, dass so viele Menschen wie möglich neues Wissen zu einem bestimmten Thema erwerben? Dann streben Sie wahrscheinlich eine hohe Teilnehmerzahl an und wählen vorzugsweise ein Online-Format, damit die Veranstaltung so zugänglich wie möglich ist. Organisieren Sie ein kommerzielles Event, um den Verkauf anzukurbeln? Dann verzeichnen Sie bei einer Vor-Ort-Veranstaltung vielleicht mehr No-Shows, aber die Anwesenden sind durch die Live-Atmosphäre oft engagierter, was wiederum für eine höhere Konversionsrate als bei einem Online-Event sorgen kann.
Eine No-Show-Rate von null Prozent anzustreben, klingt ideal, ist aber leider unrealistisch; es wird immer Teilnehmer geben, die aufgrund unvorhergesehener Umstände nicht anwesend sein können.
Planen Sie bewusst: Bereiten Sie sich auf No-Shows vor
No-Shows kommen vor. Aber darauf können Sie sich vorbereiten. Bei vielen Events erscheint ein Teil der Teilnehmer nicht. Wenn Sie wissen, wie hoch diese Zahl durchschnittlich ausfällt, können Sie dies im Vorfeld berücksichtigen. So können Sie die verfügbaren Plätze bereits vorab so gut wie möglich belegen.
Analysieren Sie die Anwesenheit bei vergangenen Veranstaltungen und ermitteln Sie Ihre durchschnittliche No-Show-Rate. Beachten Sie: Diese hängt stark von der Art des Events ab, das Sie organisieren. Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen verzeichnen Sie beispielsweise in der Regel deutlich weniger No-Shows als bei kostenlosen.
Organisieren Sie ein Event für 100 Teilnehmer und liegt die No-Show-Rate im Durchschnitt bei etwa 20 Prozent? Dann können Sie sich bewusst dafür entscheiden, mehr Plätze anzubieten, als tatsächlich Stühle vorhanden sind. So nutzen Sie den verfügbaren Raum besser und erhöhen die Chance auf einen voll besetzten Saal am Veranstaltungstag.
Psychologie und Engagement: Binden Sie Teilnehmer aktiv in die Veranstaltung ein
Teilnehmer hinterfragen zunehmend, wie sie ihre Zeit verbringen und welche Events sie besuchen. Echter Mehrwert steht heutzutage im Mittelpunkt. So gibt der Großteil der jüngeren Zielgruppen an, dass sie Events mit echten Fachexperten besuchen möchten, auf denen tiefgehende Informationen geteilt werden. Kurz gesagt: keine Verkaufsgespräche, sondern Events, bei denen sie Kontakte treffen, die wirklich einen Mehrwert bieten. Zweifel an diesem Mehrwert können auch ein Grund für kurzfristige Absagen sein.
Wie Sie damit am besten umgehen? Diese drei Tipps helfen Ihnen bereits bei der Vorbereitung:
1. Suchen Sie das Gespräch mit Ihren Teilnehmern und fragen Sie nach ihren Wünschen und Absichten. Klingt offensichtlich? Das ist es wahrscheinlich auch.2. 3. Dennoch werden Programme oft danach gestaltet, was die Organisation vermitteln möchte und welche Redner oder Partner beteiligt sind; das Publikum wird erst im Nachhinein, in der Auswertung, befragt. Fragen Sie die Menschen, was sie zu lernen hoffen, mit welchen Themen sie Schwierigkeiten haben und welches Format sie bevorzugen. Sie benötigen kein umfangreiches Forschungsprojekt und können vorab deutlich machen, dass Sie nicht jedem Wunsch nachkommen können. Menschen besuchen gerne Veranstaltungen, die durch ihren eigenen Beitrag mitgestaltet wurden: teils, weil der Mehrwert für sie deutlich ist, und teils, weil sie selbst zum Konzept beigetragen haben. Eine Umfrage, eine Frage im Online-Anmeldeformular oder ein paar Einzelgespräche können bereits ausreichen.
2. Betonen Sie die Exklusivität Ihres Events. Exklusivität sorgt für ein Gefühl der Knappheit oder Dringlichkeit und für mehr Verbindlichkeit. Menschen sagen seltener ab, wenn sie das Gefühl haben, etwas zu verpassen. Geben Sie in Ihrer Kommunikation deutlich an, wie viele Plätze (noch) verfügbar sind. Betonen Sie, warum Ihre Veranstaltung besonders ist, und rücken Sie beispielsweise Redner (digital) ins Rampenlicht.
3. Organisieren Sie ein internes Event? Dann ist es ratsam, vorab festzulegen, wie die Anwesenheit innerhalb der Organisation erwartet und unterstützt wird. Bei internen Events melden sich Kollegen oft mit den besten Absichten an, doch die Teilnahme rückt später in den Hintergrund. Berufliche Termine erhalten beispielsweise Vorrang, wodurch die Zahl der No-Shows steigt. Indem Sie hierzu vorab deutliche Vereinbarungen treffen, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass jemand tatsächlich teilnimmt. Stimmen Sie im Vorfeld mit Führungskräften oder dem Management ab, wie das Event positioniert wird. Denken Sie zum Beispiel an, explizit Zeit in den Terminkalendern freizuhalten, die Bedeutung des Events durch Führungskräfte hervorzuheben oder die Teilnahme als Teil der Arbeit zu integrieren. So wird die Anwesenheit keine unverbindliche Wahl, sondern eine gemeinsame Vereinbarung.
Kommunikation: Vermeiden Sie Reibungen und steuern Sie Erwartungen
Undeutliche Kommunikation ist einer der Hauptgründe für kurzfristige Absagen. Glücklicherweise können Sie dies bereits im Vorfeld gut berücksichtigen:
1. Eine undeutliche Wegbeschreibung oder falsche Ankunftszeit? Das sorgt für Stress. Seien Sie daher deutlich in Ihrer Kommunikation. Angaben wie der Veranstaltungsort, Ankunfts- und Workshopzeiten sowie die Anreise (mit dem Auto, öffentlichen Verkehrsmitteln oder anderweitig) sollten so deutlich wie möglich sein. Diese Informationen können Sie bereits auf Ihrer Webseite und in Ihren Mailings angeben. Zeigen Sie beispielsweise auf Ihrer Event-Website eine Karte mit dem Veranstaltungsort. Nennen Sie bereits verschiedene Transportmöglichkeiten und Routen. Erstellen Sie ein deutliches und übersichtliches Programm. Lassen Sie diese Punkte konsistent in Ihren Kommunikationsmitteln wiederkehren. Es empfiehlt sich außerdem, mit Kalendereinladungen zu arbeiten, damit die Teilnehmer das Event sofort in ihrem Kalender sehen.
2. Planen Sie Erinnerungen ein. Trotz bester Absichten sind wir alle nur Menschen und können manchmal Termine vergessen . Planen Sie darum Erinnerungen ein und sorgen Sie dafür, dass Ihre E-Mails “mobile friendly” sind. Eine Erinnerung eine Woche im Voraus zu versenden, ist fast immer eine gute Idee. Bei Online-Events reicht oft auch eine Erinnerung eine Stunde vorher aus. So loggt sich jeder rechtzeitig ein. Bei größeren Veranstaltungen ist es ratsam, im Vorfeld auch auf Ihrer Website, über Social Media und andere Kanäle auf das Event aufmerksam zu machen.
3. Machen Sie die Abmeldung so einfach wie möglich. Es mag widersprüchlich klingen, aber indem Sie den Abmeldeprozess so einfach wie möglich gestalten, vermeiden Sie Last-Minute-Überraschungen. Es kommt regelmäßig vor, dass jemand aufgrund der Umstände schlichtweg nicht teilnehmen kann. Wenn ein Teilnehmer nicht oder nur mit Mühe dahinter kommen kann, wie er sich abmelden kann, erhöht dies die Hemmschwelle zur Abmeldung enorm. Sehr wahrscheinlich ist es Ihnen dann doch lieber, dass sich diese Personen abmelden, damit Sie den Platz neu vergeben können. Sie können Abmeldeoptionen beispielsweise mit Ihrem Anmeldeformular verknüpfen und stets als Option in Ihrer Kommunikation aufnehmen.
4. Erheben Sie eine No-Show-Gebühr oder einen symbolischen Betrag. Eine No-Show-Gebühr kann helfen, um No-Shows entgegenzuwirken. Sie können auch einen kleinen, symbolischen Betrag für die Teilnahme verlangen. Das gibt den Teilnehmern einen zusätzlichen Anreiz, ihre Teilnahme ernst zu nehmen. Es senkt zwar nicht die Hemmschwelle zur Teilnahme, erhöht jedoch die Wahrscheinlichkeit, dass Personen, die sich anmelden, auch tatsächlich anwesend sind.
5. Nutzen Sie Wartelisten. Ermöglichen Sie es Personen, sich für eine Warteliste anzumelden, sobald das Event oder ein bestimmter Workshop ausgebucht ist. Wird ein Platz frei (beispielsweise nach einer Abmeldung), erhält jemand anderes auf der Liste automatisch eine Einladung. So nutzen Sie Ihre Kapazität maximal aus und erzeugen ein Gefühl der Dringlichkeit. Personen aus der ersten Gruppe werden zudem seltener absagen, wenn sie wissen, dass andere auf ihren Platz warten (oder gewartet haben). Aktivieren Sie in Ihrem Anmeldesystem eine Wartelistenfunktion und kommunizieren Sie dies deutlich („Ausgebucht = Warteliste“).
6. Machen Sie den Check-in so einfach wie möglich. Können Ihre Teilnehmer das Ticket nicht finden? Ein Ticket nicht finden zu können, kann ein „Dann eben nicht“-Gefühl auslösen. Schließlich möchte niemand vor verschlossenen Türen stehen. Nutzen Sie individuelle QR-Codes als Ticket, senden Sie diese nach der Anmeldung mit und beispielsweise nochmals in der Erinnerung. Oder machen Sie es noch einfacher: Bieten Sie Tickets auch in Google und Apple Wallet an (wie Sie es vielleicht von Flugtickets kennen). Ein Klick reicht aus und der Teilnehmer ist bereit für den Check-in, ohne befürchten zu müssen, das Ticket zu verlieren.
7. Und zu guter Letzt: Kommunizieren Sie Erwartungen. Machen Sie bei Events vorab deutlich, was die Teilnahme genau beinhaltet und was Sie von den angemeldeten Teilnehmern erwarten. Wenn Teilnehmer wissen, wofür sie sich anmelden und was ihre Anwesenheit bedeutet, melden sie sich bewusster an. Das vergrößert das Engagement und verringert die Wahrscheinlichkeit kurzfristiger Absagen. Erwähnen Sie bei der Anmeldung oder in der Bestätigungs-E-Mail, dass Sie mit der Anwesenheit derTeilnehmer rechnen und dass eine Abmeldung wichtig ist, falls jemand doch nicht teilnehmen kann. Erläutern Sie kurz das Warum, beispielsweise aufgrund begrenzter Kapazitäten, entstandener Kosten oder um Lebensmittelverschwendung zu vermeiden. So steuern Sie auf Engagement, ohne zusätzliche Regeln oder Hürden einzubauen. Dies ist besonders bei kostenlosen Events wichtig. Die Hemmschwelle zur Anmeldung ist niedriger, wodurch sich Menschen schneller anmelden und sich weniger verpflichtet fühlen zu erscheinen. Gerade dann hilft es, die Erwartungen vorab explizit deutlich zu machen.
Wie Sie sehen, sind No-Shows (leider) ein unvermeidbarer Bestandteil Ihres Events. Es gibt keine fest definierte gute oder schlechte No-Show-Rate, und die Anzahl der No-Shows kann je nach Eventformat (online, hybrid oder vor Ort), Zielsetzung, Teilnehmern und weiteren Faktoren stark variieren. Betrachten Sie Ihre wichtigsten Ziele; anhand dieser können Sie einschätzen, wie problematisch No-Shows für Sie tatsächlich sind.
Schon lange vor Ihrer Veranstaltung gibt es viele praktische Tipps, die Sie umsetzen können, um No-Shows zu minimieren. Intelligente Automatisierungen unterstützen Sie dabei und ersparen Ihnen zahlreiche manuelle Handgriffe sowie wertvolle Zeit.
Im nächsten Blogbeitrag widmen wir uns Tipps, wie Sie während Ihres Events – und im Nachhinein – besser mit No-Shows umgehen. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre eigene No-Show-Rate zuverlässig benchmarken können. So machen Sie jede Veranstaltung noch besser als die vorherige!
