Für diese Aufgabenstellung entwickelte BEEFTEA ein Programm mit dem Veranstalter von Beginn an konzeptionell und kollaborativ mit anderen Stakeholdern die Hürden einer Programmgestaltung von Großevents nehmen kann
Von der Ideensammlung möglicher Vortragsthemen in Kombination mit in Frage kommenden Speakern bis zur Ausspielung einer mehrtätigen Agenda für die Programmseite der Webseite der Kongresswebseite.
Kombiniert wird das Programm mit „COMNEXX“, einer Kommunikationsplattform die es ermöglicht, dass an einem zentralen Ort die komplette Kommunikation mit den Rednern durchgeführt wird. Von der Übermittlung der Medien für die Vorträge, Reiseplanung der Speaker bis hin zur Datenbank gestützten Betreuung durch ein Help Desk Center in allen Belangen des Auftritts der Redner.
Zusätzlich zum Programm für die Agendaerstellung und Speaker Betreuung stellte BEEFTEA seinem Auftraggeber auch den webbasierten Ticketshop mit angeschlossenem Membersbereich zur Verfügung. Mit Kauf eines Tickets konnten sich die Ticketinhaber in einem geschlossenen Bereich untereinander austauschen, vernetzen und sich ihre persönliche Agenda für das mehrtägige Event erstellen.
Die Registrierung beim Kongress wurde ebenfalls von BEEFTEA mit „syboo“ dem digitalen Teilnehmermanagement Programm der Agentur durchgeführt.
Mit dieser digitalen Unterstützung von BEEFTEA konnte Europas größter Stiftungskongress perfekt vorbereitet starten. 3 Tage mit über 130 Veranstaltungen für Austausch, Dialog und Lernen.
