DE&I (Diversity, Equity and Inclusion, also Vielfalt, Gerechtigkeit und Inklusion) wird von Unternehmen, Organisationen, öffentlichen Verwaltungen und Einrichtungen immer mehr als eine zeitgemäße und erfolgsversprechende Antwort auf eine Gesellschaft im Wandel erkannt. Das Bewusstsein wächst und damit auch das Verständnis für die Komplexität dieses Themas. Auch im Bereich Events und Live-Marketing wird eine DE&I-Kultur gefordert und immer mehr in die Organisation von Events mit einbezogen.
Und mehr noch: Diversität, Gerechtigkeit und eine starke Kultur der Inklusion sind für Events und Live-Marketing Schlüssel zum Erfolg. Eine Veranstaltung sollte so konzipiert und durchgeführt werden, dass niemand zurückgelassen oder ausgegrenzt wird und Nachhaltigkeit in ihrer ganzen Entfaltungsmöglichkeit gelebt werden kann. Das gilt sowohl für die Teilnehmenden als auch die Dienstleistenden. Dazu zählen alle Maßnahmen, bei denen der Mensch im Mittelpunkt steht: z.B. Diversität (Anerkennung und Einbeziehung von Vielfalt), Gerechtigkeit (Gleichberechtigung), Inklusion (Teilhabe Aller), faire Arbeitsbedingungen und Entlohnung.
Es gibt Wege, eine offenere, vielfältigere und integrativere Umgebung für Veranstaltungen zu schaffen, die das Engagement der Gäste durchgehend aufrechterhalten kann. Dies wiederum kann sich sehr positiv auf die Innovationskraft, Kreativität und Motivation auswirken sowie das Teambuilding während Events fördern.
VOK DAMS entwickelt Maßnahmen, wie sich Vielfalt, Gerechtigkeit und Inklusion bei Events umsetzen lassen. Der Hauptfokus liegt dabei auf den Handlungsfeldern Kommunikation, Programm, Location und Catering. Ziel ist es, Diversitätspolitik in jeden einzelnen Schritt der Veranstaltungsplanung miteinzubeziehen. Bei der Planung wird sich nicht auf ein Merkmal, wie z.B. ethnische Zugehörigkeit beschränkt. Betrachtet wird die gesamte Bandbreite der Vielfalt, einschließlich Geschlecht, ethnische Zugehörigkeit, Sprache, sexuelle Orientierung, Fähigkeiten, Religion usw. Entscheidend ist, dass die Veranstaltungsphilosophie an die Gäste kommuniziert wird und das Event als "inklusiv" gekennzeichnet wird. Denn dann fühlen sich die Menschen wohler, wenn sie angeben, welche Anpassungen sie wünschen.
Die Expert*innen für Events und Live-Marketing von VOK DAMS arbeiten bei inklusiven Events mit einem komplexen Leitfadensystem, das relevante, inklusionsfördernde Elemente enthält und ständig erweitert wird. Unter die einzelnen Clusterungen fallen u.a. die folgenden Aspekte:
Kommunikation
Darunter fällt u.a. die geschlechtergerechte und inklusive schriftliche und mündliche Formulierung in der internen und externen Kommunikation sowie barrierefreie Kommunikationsmaterialien. Weiter wird empfohlen, Videos, die während der Veranstaltung verwendet werden, mit Untertiteln zu versehen, damit z.B. Hörgeschädigte den Inhalten problemlos folgen können. Bei der Anmeldung sollte unbedingt nachgefragt werden, ob ein/e Gebärdensprachdolmetscher*in oder Mobilitätshilfe bereitgestellt werden soll und ob Nahrungsmittelallergien und -einschränkungen bestehen. Bereits bei der Anmeldung kann die Wahl der Geschlechterpronomen für die Namensschilder erfragt werden und der Verhaltenskodex des Kunden geteilt werden, um den Ton für die Veranstaltung vorzugeben.
Programm
Bei der Programmgestaltung zählt z.B. die Berücksichtigung von religiösen und andere Verpflichtungen der Teilnehmer*innen (z.B. Feiertage, örtlichen Schulzeiten). Aber beispielsweise auch die Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Ein Start am Montag und ein Veranstaltungsende am Donnerstag, unterstützt die Vereinbarkeit von Familie und Beruf genauso, wie die Ermöglichung der Teilnahme aus der Ferne durch Online-Streamings oder hybriden Events. Repräsentieren Redner*innen und/oder andere Personen mit einer aktiven Rolle (z. B. für Moderation, Unterhaltung) eine breite Vielfalt an Geschlecht, LGBTQ+-Status, nationaler Herkunft, Fähigkeiten, Geografie usw.? Besteht die Möglichkeit, dass sie von jemandem als beleidigend empfunden werden könnten? Könnten sie als Aneignung betrachtet werden? Dies ist nur ein Ausschnitt der Aspekte, die in Bezug auf das Programm eines inklusiven Events zu prüfen gilt.
Eventlocation
Der Veranstaltungsort eines inklusiven Events sollte z.B. über geschlechtsneutrale Toiletten oder die Möglichkeit verfügen, bestimmte Toiletten als geschlechtsneutral zu kennzeichnen. Für Menschen im Rollstuhl müssen u.a. rollstuhlgerechte Toilettenanlagen und rollstuhlgerechte Aufzüge zur Verfügung stehen sowie Stufen und Höhenunterschiede vermieden werden. Kurze Wege, Sitzgelegenheiten auf Wegen in regelmäßigen Abständen, rutschfeste Böden sind u.a. relevante Maßnahmen für Menschen mit Gehbehinderung. Für Menschen mit Sehbehinderungen und Blinde sollten z.B. Hindernisse auf Wegen vermieden werden, Stufenkanten markiert oder verständliche, akustische Informationen zur Verfügung gestellt werden. Hörsysteme, Untertitel für Videoinhalte oder Gebärdensprachdolmetscher*innen sind Maßnahmen, die Menschen mit Hörbehinderungen und Gehörlose einbeziehen.
Catering
Beim Catering eines inklusiven Events steht u.a. die Berücksichtigung von Speise- und Serviereinschränkungen (z. B. koschere Mahlzeiten, Halal, vegetarische, vegane, milchfreie und glutenfreie Optionen oder Mahlzeiten nach Sonnenuntergang/vor Sonnenaufgang während Ramadan) und die deutliche Kennzeichnung von Mahlzeiten in Buffetform im Fokus. Aber auch eine große Auswahl an Getränken, einschließlich heißer und kalter, koffeinhaltige und entkoffeinierte, alkoholische und alkoholfreie Optionen und die Bereitstellung von Wasserstationen im gesamten Veranstaltungsbereich gehört u.a. zu einem inklusiven Event.
Event Evaluierung
Zur Optimierung von inklusiven Events ist für VOK DAMS die Event-Evaluierung entscheidend. Es ist wichtig sich ein klares Bild davon zu machen, welche Aspekte ein Event integrativer machen und welche außer Acht gelassen wurden. Dazu werden die Event-Teilnehmenden darüber befragt, wie zufrieden sie mit der Veranstaltung gewesen sind und wie sie einladender hätte gestaltet werden können. Das Event-Team bei VOK DAMS schaut sich während der Veranstaltung oder über die Fotodokumentation des Events genau an, wer an dem Event teilnimmt. Die Ergebnisse werden nach der Veranstaltung zunächst intern und schließlich mit dem Kunden besprochen, um das nächste Event zu optimieren. Die Event-Evaluierung dient weiter der Erweiterung des VOK DAMS DE&I-Leitfadens. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es wichtig ist, sich ein klares Bild davon zu machen, welche Aspekt ein Event integrativer machen.
Auf den Punkt
Vielfalt, Gerechtigkeit und Inklusion sind bei VOK DAMS Teil der täglichen Arbeit, unserer Werte und Kultur. Ein wesentlicher Bestandteil einer erfolgreichen Veranstaltung ist es, den Gästen das Gefühl zu geben, willkommen zu sein und wertgeschätzt zu werden - unabhängig davon, wer sie sind oder woher sie kommen. Vielfalt und Inklusion ist dabei ein Prozess, der immer wieder neu stattfinden muss.
