Veranstaltungen werden wahrscheinlich online beginnen und dann offline stattfinden, um später wieder online zu gehen". Die beliebte Kongress-Frage „Haben Sie mal eine Karte für mich?“ hat ausgedient. Der Wert von persönlichen Begegnungen wurde lange Zeit als selbstverständlich angesehen. Jetzt verlagern Veranstaltungsplaner ihren Schwerpunkt auf hybride Erlebnisse und setzen somit immer häufiger auf integrierte virtuelle und persönliche Veranstaltungen. Schlechte Zeiten für Visitenkarten-Drucker.
Events kommen neu erfunden zurück
2018 war die Veranstaltungsbranche mit 130 Milliarden Euro Umsatz in Deutschland die sechstgrößte, noch vor der Baubranche. Corona hat einen verschwindenden Bruchteil davon übriggelassen. Dass hybride Event, die Mischung aus Face-to-Face-Events und immer ausgereifteren virtuellen Veranstaltungen, wird die Innovationsführer der Branche wieder nach vorne bringen. Vor allem Fachtagungen, werden auch in Zukunft virtuell und nicht zwangsläufig in einem teuren Tagungshotel stattfinden, um die Massen auch zwischen Büro und Kinderbetreuung abzuholen.
Bei „Hybride Events“ wird das Verschmelzen von den Teilnehmern aus der Ferne und den Teilnehmern, die persönlich vor Ort sind, zunehmend wichtiger. Hybrid Events sollten keine virtuellen und Face-to-Face-Events sein die parallel laufen, sondern Innovative Formate, bei denen Teilnehmergruppen aktiv miteinander kommunizieren. Während sie sich Teilnehmer beispielsweise am Veranstaltungsort befinden, können sie sich sofort mit virtuellen Teilnehmern vernetzen und sich an zusätzlichen Online-Aktivitäten beteiligen. Aus dem etwas kläglichen „Findet leider nur online statt“ ist ein selbstbewusstes „Sie können von überall interaktiv teilnehmen“ geworden. Hybrid oder ganz digital ist keine Notlösung mehr.
Virtuelle und Hybride Events schonen die Umwelt
Der Ausstoß des Treibhausgases CO2 wird in diesem Jahr den zweitstärksten jährlichen Anstieg in der Geschichte verzeichnen. Das schreibt die Internationale Energieagentur (IEA) im „World Energy Outlook 2021“ und macht klar, dass fast alle Ziele zum Klimaschutz verfehlt werden, wenn es genauso weiter geht wie bisher. Dies ist auch im Bewusstsein von Veranstaltern und Event-Kunden angekommen. Gastronomie und Hotels würden sich zwar über wieder massenhaft anreisende Veranstaltungsbesucher freuen, nur: Das wird wie vor 2020 nicht mehr passieren. Inzwischen möchten Endkunden wissen, wie der CO2-Abdruck ausfallen würde. Wenn F2F-Events, dann mit Augenmaß und unter Berücksichtigung des CO2-Kontos.
Hybride Events ermöglichen große Chancen
Natürlich hat sich durch die Pandemie vieles bei Veranstaltungen geändert. Doch jede Veränderung bringt zahlreiche Chancen mit: Hybride Events schaffen neue Formen der Interaktion, die in der F2F-Welt nicht möglich wären. Die virtuelle Welt ermöglicht neue Berührungspunkte zwischen den Teilnehmern, welche für eine optimale Vernetzung und maximales Engagement genutzt werden können. Vor allem die Möglichkeiten durch künstliche Intelligenz zeigen die facettenreichen Vorteile, die hybride Events bieten. Schließlich können so Produkte oder Inhalte auf die einzelnen Teilnehmer personalisiert zugeschnitten werden und multimediale Inhalte die Aufmerksamkeitsspanne weiter stärken. Werden die Merkmale der Teilnehmer gut erfasst und bilden eine klare Struktur, so kann eine sorgfältige Planung und Durchführung dem Publikum neue Mehrwerte bieten und den Veranstaltungserfolg nachhaltig unterstützen. So kann die Wertschöpfung der Inhalte der Events und Kongresse durch eine hybride Begleitung anschließend nachhaltig gestaltet werden. Vorträge und weiterer Content kann on demand abgerufen und verwertet werden. Die Chancen sind weitreichend und werden in Zukunft immer stärker genutzt werden.
Wird es gar keine Traditions-Events mehr geben?
„Produkt-Messen mit ihren direkten Auswahlmöglichkeiten werden bald zurück sein, dass hat sich in der virtuellen Welt überhaupt nicht bewährt“, prophezeit Cindy Lo, CEO der Event-Agentur Red Velvet (Austin, Texas). Nur im virtuellen Raum werden sie also nicht stattfinden, die Events der Zukunft. Der Anspruch an F2F-Veranstaltungen ist aber deutlich gewachsen. Bis in die Management-Etage muss begründet werden, warum eine Reise nach Glasgow oder Übersee erforderlich ist. Welchen Mehrwert schafft das Vor-Ort-sein? Auch dies ist eine Herausforderung für Event-MacherInnen: Schnittchen in der Kaffeepause reichen nicht mehr. Wie wird die Interaktion zwischen den real präsenten und virtuellen Gästen forciert? Wie verhindere ich, dass immer die gleichen Grüppchen zusammenstehen? Kann ich Gäste dazu bringen, noch während der Veranstaltung Einfluss auf die Themen zu nehmen, zusammen mit den virtuellen Besuchern? Wie transportiere ich möglichst viel Atmosphäre und Networking in die digitale Welt, nicht nur die Keynotes? All dies sind Herausforderungen, die ohne Konzept und sorgfältige Planung nur schwierig gemeistert werden können. Abschließend kann festgehalten werden, dass trotz allem interne Veranstaltungen wie Team-Buildings oder Incentive Events stärker zurückkommen werden. Dies wird vor allem deshalb wieder an Relevanz gewinnen, um den virtuellen Overload entgegenzuwirken und das Wir-Gefühl, also den Teamgeist, zu stärken.
Kurzvita Larissa Steinbäcker
Larissa Steinbäcker ist Co-CEO der international agierenden Eventagentur Proske GmbH, bei der sie 2014 als Assistant Project Managerin startet. Seitdem prägt sie den Werdegang und die erfolgreiche Transformation bei Proske. Sie ist seit mehr als 12 Jahren in der Veranstaltungsbranche tätig und kennt ihr Geschäft aus der Perspektive der Anbieter, Kunden und Agenturen. Larissa Steinbäcker hat ihren Bachelor-Abschluss in Tourismuswissenschaften mit Auszeichnung an der Universität von Malta gemacht und ist seit kurzem Mitglied des europäischen GBTA-Ausschusses für Tagungen und Veranstaltungen.
