Ist der Ton exzellent? Stimmt die Ausleuchtung der Bühne? Sind alle Namenskarten vorbereitet und alle Referenten gebrieft? Seit dem Ende der Corona-Pandemie boomt das Event-Business wieder. Und viele Organisatoren und Veranstalter stellen sich die altbekannten Fragen. Das Event soll ein Erfolg werden, das investierte Kapital in die Veranstaltung einen deutlichen Return-on-Invest erzielen. Viele wichtige Fragen werden jedoch weiterhin nicht gestellt – vor allem nicht die nach der Nachhaltigkeit eines Events.
Schattenseiten von Events: hohe Emissionen und große Lebensmittelverschwendung
Nach seriösen Schätzungen erzeugt eine dreitägige Konferenz mit rund 800 Teilnehmenden einen Kohlendioxid-Fußabdruck von 455 Tonnen. Das entspricht in etwa der Menge, die 100 Autos mit Verbrenner-Motor im Jahr ausstoßen. Ein weiteres Beispiel gefällig? Bis zu 30 Prozent aller Lebensmittel, die für ein Event produziert werden, bleiben am Ende in den Salatschüsseln, auf den Platten mit Fingerfood oder in den Warmhalteschalen liegen. Am Ende eines langen Konferenztages sind diese Speisen dann im seltensten Fall für andere Zwecke nutzbar – und müssen vernichtet werden.
Doch fehlende Nachhaltigkeit von vielen Events zeigt sich nicht nur bei den Emissionen oder beim Ressourcenverbrauch. Das Kürzel „ESG“ schließt neben Umweltaspekten („Environmental“) auch soziale Themen („Social“) ein. Doch wie sozialverträglich sind Events wirklich, wenn nach Branchenschätzungen das Referenten-Line-up bei Veranstaltungen von Männern dominiert wird oder Barrierefreiheit bei Veranstaltungsorten schlichtweg vernachlässigt wird?
Die gute Nachricht: Die Eventbranche ist in den vergangenen Jahren in Sachen Nachhaltigkeit aufgewacht und hat viele Weichen bereits in die richtige Richtung gestellt. Doch bis zum Ziel rundum nachhaltiger Events ist es noch ein weiter Weg.
Vorschnellerweise meinen viele, hinter das Thema „Nachhaltige Events“ mit der Digitalisierung und der Abkehr von Live-Veranstaltungen einen schnellen Haken setzen zu können. Wenn es doch so einfach wäre. Nach wie vor spricht sehr viel dafür, bestimmte Events oder Teile von Events persönlich zu halten – nichts kann den direkten Austausch zwischen Menschen ersetzen. Selbst bei Veranstaltungen, wo das virtuelle Format deutliche Vorteile bietet, werden zwar ein Großteil der Emissionen eingespart, doch auch hier werden natürliche Ressourcen verbraucht und soziale Komponenten spielen eine ebenso große Rolle wie bei Präsenzveranstaltungen. Jedes Event hat unterschiedliche Charakteristiken und unterschiedliche Einflüsse auf Umwelt und Gesellschaft. Das Ziel muss daher lauten, für jedes Event in der frühen Planungsphase die individuellen Anforderungen zu analysieren, zu verstehen und Schritt für Schritt nachhaltige Maßnahmen zu integrieren und zu kommunizieren. Nur so kann die Eventbranche den erforderlichen Schritt in Richtung Nachhaltigkeit unternehmen.
Und genau dafür braucht es einen strategischen Ansatz. Bei Proske beraten wir unsere Kunden dahingehend und planen nachhaltige Events auf Basis eines fünfstufigen Prozesses:
Im ersten Schritt geht es darum, den Kern der Nachhaltigkeitsbemühungen zu definieren. Events über Nacht komplett nachhaltig oder emissionsfrei zu organisieren, würde den Charakter des Events grundlegend verändern, es würde die Kostenzusammenstellung ändern und womöglich auch die bisherige Zielgruppe nicht mehr ausreichend abholen. Vielmehr geht es darum, den richtigen Einstieg ins Thema zu finden, mit dem Ziel, möglichst schnelle und große Erfolge zu erzielen. In welchen Bereichen der Nachhaltigkeit können wir mit machbarem Aufwand den größten Impact erzielen? Es handelt sich dabei nicht um eine rein mathematische Rechnung. Events haben eine nicht zu vernachlässigende menschliche Komponente und nur wenn alle Stakeholder, inklusive der Eventteilnehmer, sich mit den Bemühungen identifizieren können, werden die Maßnahmen greifen. Beispielsweise kann man auf Fleisch beim Catering verzichten und so deutlich Emissionen sparen, doch schaffen wir es dennoch, den Teilnehmern ein unvergessliches Erlebnis zu bieten?
Nachdem wir die Bereiche klar abgrenzen konnten, auf denen der Fokus unserer Bemühungen liegen wird, geht es im zweiten Schritt darum, die richtigen Ziele und KPIs zu definieren. Was ist realistisch? Was ist vielleicht erst in Folgeevents machbar? Welchen Fortschritt können wir erreichen? Lässt sich die Zielerreichung sinnvoll messen? Die gesetzten Ziele bilden dann die Basis für die Definition von konkreten Aktionen und Messmethoden im dritten Schritt.
Im vierten Schritt lenken wir den Fokus auf unsere Beschäftigten, unsere Zulieferer und unsere Partner. Wer ist alles dafür nötig, die Ziele zu erreichen? Wer muss informiert und eingebunden werden, damit aus den ambitionierten Zielen auch Wirklichkeit wird? Der strategisch entwickelte Ansatz wird kaum zum Erfolg führen, wenn die Ziele nicht offen und transparent erfüllt werden mit denen, die schlussendlich den Eventservice ausführen.
Die ersten vier Schritte begleiten die Planungsphase des Events. Je früher damit gestartet wird, desto integrierter und erfolgreicher wird die Strategie. Den Abschluss bildet der Nachhaltigkeitsreport nach dem Event. Dieser dient der transparenten Reflektion, der gesetzten Ziele und Maßnahmen und der Analyse deren Erfolgs. Ist der Plan aufgegangen – oder wenn nicht, woran lag es und was können wir zukünftig verbessern? Dieser letzte Schritt ist essenziell wichtig, um über das Event hinaus Impact zu erzielen, wird aber in der Praxis oft vernachlässigt. Nur durch kontinuierliche Analyse können wir langfristige Erfolge erzielen und die Eventindustrie Schritt für Schritt in eine nachhaltige Zukunft führen.
Fazit: Der Wandel der Event-Branche hin in Richtung Nachhaltigkeit ist eingeschlagen. Doch wie überall ist diese Transformation ein Marathon und kein Sprint. Es braucht neben der Überzeugung auch einen strategischen Ansatz, um den negativen Impact unserer Branche langfristig zu verringern und Events im Einklang mit Natur und Gesellschaft zu veranstalten.
Über den Autor
In seiner Position als Senior Digital Solution Manager and Sustainability Specialist bei der Münchner Eventagentur Proske GmbH kombiniert Lennart Bendix die Bereiche digitale Innovation und Nachhaltigkeit in Events. Bereits seit Jahren macht sich Proske dafür stark, den Klima-Fußabdruck von Events spürbar zu senken. Die steigenden Möglichkeiten durch digitale Innovationen bieten dabei den essenziellen Schlüssel.
