Der Verband der Veranstaltungsorganisatoren e. V. (VDVO) organisierte daher am 17. September 2020 erstmals gemeinsam mit Politica Reisen eine Veranstaltung unter dem Motto „Im Dialog mit Politik“. Auf der Tagesordnung in Berlin stand ein Workshop mit Alexandra Gruber, Referentin im Bundestag, die den 12 Teilnehmern einen authentischen Einblick in das komplexe Arbeitsumfeld eines Bundestagsabgeordneten ermöglichte. Da Gruber selbst ihren Schwerpunkt im Kultur- und Medienbereich besitzt, verstand sie die Anliegen der Gruppe sehr gut. In ihrem einführenden Impulsvortrag „Wie platziere ich mein Thema zielführend in der Bundespolitik?“ verwies sie auf die drei wichtigsten Fragen: Wen soll ich ansprechen? Wann ist der beste Zeitpunkt Abgeordnete zu kontaktieren? Und wie mache ich das am besten? Bereits vor dem anschließenden Austausch in der Gruppe und der Beantwortung der entstandenen Fragen wurde deutlich, dass viele Wissenslücken zur zielführenden Kontaktaufnahme mit politischen Vertretern gefüllt werden konnten.
Nach einer kommunikativen Mittagspause erwarteten die Teilnehmer das Eintreffen von Michael Grosse-Brömer (MdB). Er ist seit Mai 2012 Erster Parlamentarischer Geschäftsführer der CDU/CSU-Fraktion im Deutschen Bundestag. Dieses Amt bringt nicht nur regelmäßige Treffen mit der Bundeskanzlerin mit sich. Grosse-Brömer ist quasi Fraktionsmanager, muss den politischen Überblick bewahren und parlamentarische Entwicklungen im Sinne der CDU/CSU-Fraktion begleiten. Es fand anschließend ein interessanter Meinungsaustausch statt, der für beide Seiten unterhaltsam und lehrreich war.
Die Teilnehmer des MICE-Bereiches verwiesen darauf, dass sich Veranstaltungsformate durch den Verlauf der letzten Monate im B2B-Kontext stark verändert haben und auch nach der Pandemie nicht zum Status Quo von vor der Zeit von Corona zurückkehren werden. „Ganz klar ist, dass COVID 19 als wesentlicher Treiber der Digitalisierung von Meetings und Events dazu führt, dass wir nicht zu dem Volumen und der gleichen Art an Präsenzveranstaltungen wie vor der Pandemie zurückkehren werden“, so Doreen Biskup während der Diskussionsrunde. Die Stellvertreterin des VDVO-Vorstandsvorsitzenden und Doktorandin der TU Chemnitz verwies mit ihrem Einwand auf die sich verändernden Rahmenbedingungen.
Bereits vor COVID 19 zeichnete sich ab, dass der Bereich „Meeting und Event“ vor einem Umbruch in der Veranstaltungskonzeption stand – von der Live Begegnung zum Hybrid. Die Gründe hierfür sind vielfältig: smartere und bessere Technik, geänderte Anforderungen der Zielgruppen, aber auch eine gewisse Veranstaltungsübersättigung. Das belegen auch gängige Studien wie die des Future Meeting Space vom German Convention Bureau und dem Fraunhofer Institut. Die Pandemie COVID 19 hat diese Entwicklung und auch die Akzeptanz der Technik enorm beschleunigt. Selbstverständlich kommunizieren Unternehmen weiter mit ihren Zielgruppen und suchen die Begegnung und den Austausch. Das Medium hat sich allerdings verändert, da Live Begegnungen auf ein Mindestmaß reduziert werden mussten und nur noch unter Auflagen stattfinden durften, um das Infektionsrisiko zu senken.
Veranstalter wie Teilnehmer lernen dadurch, mit der Technik umzugehen, und dass nicht für jede Form des Austauschs eine Live Begegnung zwingend erforderlich ist. Diese Punkte und die sich ständig verbessernde Technik im Bereich Online, VR (Virtual Reality) und AR (Augmented Reality) werden nachhaltig dazu führen, dass aus Veranstaltersicht immer die Frage beantwortet werden muss, ob entsprechend der Zielstellung und der Zielgruppe die Veranstaltung live, online oder hybrid durchgeführt werden soll.
Umso wichtiger ist es, Aufklärung zu leisten, welchen Impact das Meeting- und Eventgeschäft, der wirtschaftlich stärkste Bereich im gesamten Veranstaltungsgeschäft, besitzt und wie dieses Umfeld Hilfestellung in der Transformation erhalten kann. Der in der Gruppe eingebrachte Vorschlag, das Hilfsmittel der Kurzarbeit zu modifizieren, sodass Ausfallzeiten von Arbeitnehmern eingesetzt werden dürfen, um die zwingend notwendigen Transformationsprozesse der Unternehmen zu unterstützen, stieß bei Grosse-Brömer auf keine Zustimmung. Er verwies auf die bereits neu aufgesetzten Förderprogramme, die für solche Vorhaben kurzfristig entwickelt wurden.
„Es ist respektvoll und wertschätzend anzuerkennen, dass Herr Grosse-Brömer trotz vollen Terminkalenders sich die Zeit für unsere kleine Gruppe genommen hat und das Gespräch sehr offen führte. Der schonungslose Verweis auf die Verantwortung und Risiken als Unternehmer ging einher mit dem klaren Bekenntnis, dass er sich persönlich für die Unternehmer seines Wahlkreises und darüber hinaus einsetzt. Für mich ein guter Anknüpfungspunkt, denn schließlich zähle ich selbst zu diesen Unternehmern in Harburg“, so Fritzges.
Mit den lehrreichen Einblicken in die Arbeit unserer Legislative, der Vorstellung konkreter Hilfestellungen zum Kontaktaufbau zu den zielführenden Ansprechpartnern im Parlament sowie dem offenen Austausch mit einem authentischen Bundestagsabgeordneten in wichtiger Funktion waren die Teilnehmer im ersten Schritt zufrieden. Nun wird sich zeigen, welche Vertreter nachhaltig am Austausch am Ball bleiben. Wir sind gespannt auf das Folgegespräch.
