Teilnehmermanagement – Herausforderung und Erfolg

2009 wurde die Wuppertaler Agentur für Events und Live-Marketing VOK DAMS von Microsoft Deutschland bereits zum fünften Mal mit der Durchführung der Deutschen Partnerkonferenz betraut. Wie jedes Jahr eine besondere Herausforderung an die Spezialisten des Teilnehmermanagements – und wie jedes Jahr die Freude über den partnerschaftlichen Erfolg.

 

Für das VOK DAMS-Team galt es dabei hochwertige Kommunikations-Ziele zu unterstützen: Vorstellung der Microsoft-Strategie mit den Produkten Windows 7 und Office 2010 für das neue Geschäftsjahr, Vorteile und Chancen der Partnerschaft mit Microsoft aufzeigen, Partner-Networking untereinander und mit Microsoft sowie emotionales Involvement der Partner. Der Schwerpunkt der VOK DAMS Leistungen lag in der Gestaltung der veranstaltungsrelevanten Printmedien, der Gesamtprojektleitung inkl. technischer Planung und Betreuung vor Ort und natürlich im gesamten Teilnehmermanagement. Konkret bedeutete dies die Übernahme der Teilnehmerdaten von Microsoft und Integration in ein eigens für die Veranstaltung erstelltes Datenbanktool sowie die Aufbereitung der Daten für weitere Prozessschritte, wie Erstellung der Namensschilder und Versand inkl. Teilnahmebestätigung, Zahlungsabwicklung in Zusammenarbeit mit dem Microsoft Partner Learning Center (PLC). Die besonderen Herausforderungen lagen zum einen im Wunsch des Kunden nach einem schnellen Registrierungsprozess vor Ort ohne Zeitverluste für die Teilnehmer und zum anderen in der logistischen Herausforderung seitens der Location durch die besondere Raumsituation im Eingangsbereich. Die Lösung: Etablierung eines neuen Fast-Track-Prozedere für die Akkreditierung vor Ort, Versand der zu den verschiedenen Partner-Level korrespondierenden Namensschilder inkl. Barcode im Vorfeld. Das Ergebnis: Keine Wartezeiten mehr vor Ort; somit absolut schnelle und reibungslose Einlasssituation. „Wir freuen uns, dass mit der Deutschen Partnerkonferenz 2009 die Erfolgsgeschichte der Zusammenarbeit zwischen Microsoft und VOK DAMS weiter fortgeschrieben werden konnte,“ so Colja M. Dams, geschäftsführender Gesellschafter der VOK DAMS GRUPPE, „und dass diese Partnerschaft auch nach mittlerweilen 6 Jahren durch den Einsatz innovativer Lösungen keine Abnutzungserscheinungen zeigt.“

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